「G Suiteのクラウドコラボレーションツールにより、スタッフのワークフローが50%改善されました。」

概要

機械製造販売会社であるDengzhangは、従来のオフィスソフトを置き換えるためにGoogleクラウドコラボレーションツールを使用するだけでなく、Google Group Cloud Drive、Keep、Tasksなどのツールを使用して、ワークフローとコミュニケーションの効率をさらに向上させることに取り組んでいます。 また、Google Group Cloud Drive、Keep、Tasksなどを活用し、ワークフローやコミュニケーションの効率化をさらに進めています。 また、Dangzhang社はGoogleのコラボレーションプラットフォームを利用して自社の公式サイトを開設し、外部制作にかかる無駄な時間やコストを削減しました。 G Suiteを活用してワークフローを改善したい企業様向けの事例です。

基本的な顧客情報

会社名 Dangzhang Industrial co.ltd
会社概要 Dangzhangは30年以上にわたって鍵屋に従事し、常に高度な協力体制で前進し、専門の研究開発ユニットを通じて、お客様のカスタマイズされたニーズを満たし、常に新しい製品を開発し、市場でより競争力のある優位性を獲得しています。
業界 機械製造・修理業
会社の規模 50人以下
導入時期 2018年
Dangzhang

導入の結果

導入前 導入後
展示会などの海外出張の際は、ノートパソコンが必要です 携帯電話やタブレットで外出先から簡単にビジネスができる
外出先で同僚と情報を共有したいとき、メッセージを送る必要があります。 同僚の最新情報をリアルタイムに把握することができる
会社のウェブサイトを外部で制作しなければならず、時間とコストがかかる Googleのコラボレーションプラットフォームは、単体でメンテナンスが可能です

Google Worksapceのメリット

海外の展示会に行くときも、ノートパソコンがあれば気軽にビジネスを始められますね!

かつてDengzhangは、会社のメールシステムとして従来のセルフホスティング型メールシステムを使用しており、ホストの構築とメンテナンスに毎年10万元以上を費やし、その管理・メンテナンスのために人を雇わなければならず、実に多くの時間と労力を消費していたのです。 同社のグローバルマーケティングを担当する蒋氏は、コスト面の考慮以外に、同社がG Suiteに切り替えた主な理由は、従来のオフィスソフトでは複数人での共同作業の需要に対応できず、散在するファイルのバージョンを統合することが難しかったのに対し、G SuiteではGoogleドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションなど多くのクラウド共同作業ツールがあり、複数人で同時にオンライン作業できるためと述べています。 G Suiteは、Googleドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションなど、クラウドベースのコラボレーションツールを多数備えており、複数人がオンラインで同時に作業することで、ファイルを集約する必要がなく、ファイル通信の時間を短縮することができます。 www.DeepL.com/Translator(無料版)で翻訳しました。

ユーザー教育トレーニングで簡単に学べるクラウドコラボレーションツール

姜氏は、G Suiteの正式導入を決定する前に、TSクラウドが開催した無料のG Suite導入相談会に参加し、委託先への質問と会社のニーズや状況を把握した。 同社にはMIS担当者がおらず、ほとんどのスタッフがG Suiteに慣れていないことを考慮し、TSクラウドが導入を支援することになりました。 DNSやバックエンドの設定を専門チームが行い、専門家によるユーザートレーニングを実施したことで、G Suite導入後もGmailやGoogleコラボレーションツールのインターフェースや操作にすぐに慣れ、従来のオフィスソフトからクラウド型コラボレーションツールへの移行を容易に行うことができました。

クラウドコラボレーションツール「Keep」と「Tasks」でワークフローが約50%改善される

G Suiteで会社のワークフローを改善することを楽しみにしていた姜氏は、導入後真っ先にGoogle CloudのコラボレーションツールやKeep、Tasksの利用メリットを同僚にアピールしていたそうです。 姜氏は、同僚がG Suiteを使い始めてから、会社のワークフローが50%近く改善されたと述べています。 例えば、社員は日々のToDoリストとしてTasksで仕事の進捗やプロジェクトを管理し、業務では訪問先で名刺やDMなどをKeepsで記録し、重要な情報をオフィスの同僚と同期させ、メッセージ送信の時間を短縮することが可能です。

無料のGoogle Collaboration Platformを使えば、2日で公式サイトが作れる!?

これまで壇蜜は公式サイトの制作を外注していましたが、G Suiteを取り込んでからは、Google Collaboration Platformのインターフェースが非常に直感的なので、レイアウトを調整して素材を配置するだけで、独自のサイトを作ることができます。 そのため、ITの知識がない孔氏でも、2日で真新しい公式サイトを立ち上げることができた。 Webサイトの保守・管理については、Google Collaboration Platformを利用するようになってから、公式サイトで更新が必要なイベントや商品サービスがあると、社内のスタッフが直接ファイルをアップロードして自分たちで更新できるようになり、外部の保守・更新にかかる時間を大幅に短縮することができました。

担当スタッフの感想

G Suiteの初期評価から正式発売まで、蒋氏はG Suite関連の情報を数多く収集した。また、正式サービス開始後、Dangzhang社は、その後の運用・適用をスムーズにするために、当社のG Suite教育トレーニングや無償技術サポートを活用されました。 孔氏によると、G Suiteに新しい機能が導入されるたびに、スタッフは喜んでそれを試し、仕事のやり方を改善しているとのことです。 Googleのパートナーとして、この結果をとても嬉しく思っています。G Suiteが今後もビジネスにさらなる恩恵をもたらし、仕事をより簡単に、よりスマートに、より便利にすることを期待しています。

ユーザー教育トレーニングで簡単に学べるクラウドコラボレーションツール

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