「G Suiteは単なる企業のメールボックスではなく、案件の進捗状況やお客様のクレームを把握するためのオンラインフォーラムでもある」

概要

台湾の大手メーカーである光陽通信は、台湾製の製品の品質を確保するだけでなく、お客様にサービスを提供するために優れたコミュニケーションツールを必要としています。 そのため、安全で安定した企業メールボックスと、対応を統合し案件の進捗を確認できるGoogleオンラインフォーラムが必要とされています。 G Suiteのオンラインフォーラムでは、会議のメモ、課題、案件の追跡をすべて記録し、照合、検索することができます。 これは、G Suiteのオンラインフォーラムが、同じようなニーズを持つ他の企業のために活用される例です。

基本的な顧客情報

会社名 Guoyang Communications
会社概要 1980年に設立されたクオヨコミュニケーションズは、PBXスイッチ用の業務用電話機の開発・生産に特化しており、オフィス用業務用電話機では45%以上のシェアを誇っています。 また、時代の進歩に対応し、音声認識自動交換機、インターネット電話、接客用電話機などの開発にも投資してきました…。 私たちは、ビジネス電話システムのリーディングプロバイダーとして、お客様から認められています。
業界 通信業
会社の規模 50~100人
導入時期 2016年
陳氏

導入の結果

導入の結果 導入後
1人あたり1日平均10通以上の迷惑メールが届いています Gmailの企業向けメールボックスは実質的にスパムの心配なし
通信や情報が大量にある場合の検索の遅さ Gmailやオンラインフォーラムは、データ量が多くてもすぐに検索できます
デスクトップソフトウェアは、システムの機能を拡張するためのプログラムを独自に作成することができない Google Cloudのオープンなツールで、独自のプログラムを書いたり、拡張機能を利用することが可能

Google Worksapceのメリット

Gmailの企業向けメールボックスはほぼスパムがなく、バージョンを変更する必要もない

Gmail Enterprise Mailを利用する前、コクヨコミュニケーションズでは多くの企業と同様にデスクトップメールソフトを使用していましたが、スパムフィルタリングの効果は限定的でした。 そこで、古いメールサーバーをリプレースする際に、Gmail Enterprise Mailへの切り替えを決定しました。 切り替え後は、ホストに対するスパムや攻撃の心配がなくなっただけでなく、Googleが提供するすべてのクラウドサービスのように、数年ごとにデスクトップソフトウェアのバージョンを変更する必要もなく、ブラウザを開くとすぐに最新版が利用できるため、機器やソフトウェアの更新コストも節約できるようになりました。

会議のメモ、課題、お客様からの質問、フィードバックはすべてGoogleのオンラインフォーラムで行うことができる

Googleオンラインフォーラムは、コクヨコミュニケーションズの社内でのコミュニケーションや案件整理に欠かせないプラットフォームとなっています。 コクヨは自社製品でペーパーレスでFAXを受信し、その内容をオンラインフォーラムに自動転送して関連する同僚やグループに割り当てることで、重複して開封したり、案件の状況を把握できなかったりすることを回避しています。 社内会議では、提案から議題の記録、作業の割り当て、進捗状況の確認まで、会議のプロセスを記録するためにオンラインフォーラムを利用することができます。 コクヨはISO9001の登録企業として、製品の設計変更、契約書の見直し、顧客からの苦情処理など、厳しい手順を踏んでいます。

コクヨコミュニケーションズは、業務用携帯電話の製造・開発メーカーとして、お客様からの相談や技術サポートサービスも行っています。 オンラインフォーラムを活用し、製品モデル別、質問の種類別に、よくある質問と回答をデータベース化することができました。 これにより、同僚は繰り返される質問に素早く対応でき、お客様は最も完全な情報にアクセスすることができるようになります。 また、お客様からの苦情が適切に処理されたかどうかを、担当者自身が「アサイン」「クローズ」のマークですぐに確認することができます。

Googleクラウドサービスのオープン性により、Google Apps Scriptのプログラムを独自に作成し、問い合わせを素早く見積りに変換することが可能です

Googleは他のソフトウェアやサービスよりもオープンであるため、独自のGoogle Apps Scriptを書いてG Suiteのクラウドツールと連携させ、些細な作業の重複を減らすことができます。 例えば、自社のWebサイトに価格表へのリンクを貼っておけば、訪問者はそれをクリックして必要事項を入力し、Googleフォームやスプレッドシートと連携して商品の価格表を作成することができます。 自分でプログラムを書くだけでなく、Google Online App Storeで公開されている拡張機能やプラグインを利用して、G Suiteをニーズに合わせて拡張することも可能です。

担当スタッフの感想

今回、貴重な取材機会を与えてくださった国誉通信の陳様には、G Suiteをどのように活用し、オフィスの効率化や生産性の向上にどのように役立っているのかを教えていただき、大変感謝しています。

チャン氏は、コクヨコミュニケーションズの機能として、メール以外で最も利用されているのが、社内の技術サポートや事例交換の場として活用されている「オンラインフォーラム」であることを紹介した。 その応用範囲の広さにも目を見張るものがあり、多くのG Suiteユーザーにとって大きな助けになると思います また、陳氏はGoogle Cloudを選んだ最大の理由として、Google Cloudのツールは多少のプログラミングの素養があれば、自分で拡張機能を開発できる自由度の高さを挙げ、陳氏は普段から会社の事務処理改善のために簡単なプログラムを自作しているという。 陳さんの真面目で熱心な経営姿勢で、ますますG Suiteを使いこなし、G Suiteの価値を十分に発揮できると信じています。

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