Google Workspaceの社内向け「共有アドレス帳」機能

Google Workspaceの社内向け「共有アドレス帳」機能

社内に統一された「共有アドレス帳」がなくて不便を感じたことはありませんか?

Microsoft Officeなどをお使いの方は、内蔵のアドレス帳機能を利用されたことがあるかと思います。Googleはドメイン全体のアドレス帳機能も提供していますが、APIとしてしか提供していないため、ユーザーが自分で開発できない場合は、誰かにお金を払って開発してもらう必要がありました。

このような背景から、英国のGoogle CloudのパートナーであるRefractiv Limited社は、Google Workspaceで使用するための共有アドレス帳を開発し、無償で一般公開しました。以下では、Refractiv Limited社が無償公開している共有アドレス帳の利用方法について解説していきます。

事前の設定手順

共有アドレス帳を使用するための事前設定手順は以下の通りです。
※以下の手順は、管理者権限を持つGoogle Workspaceアカウントで実行する必要があります。

(1)GCPプロジェクトの作成

1-1.GCPのホームページを開き、上部ツールバーの「プロジェクトの選択」をクリックし、ポップアップボックスの右上にある「プロジェクトの追加」をクリックする。

GCPプロジェクトの作成

1-2.プロジェクト名は記入必須、ロケーションは使用したいドメインにバインドする。

(2)OAuth同意画面の作成

2-1.上のツールバーから現在のプロジェクトのページを見て、赤枠の中のプロジェクト名が、先ほど命名した名前になっているかを確認する。

赤枠の中のプロジェクト名

2-2.左カラムの「APIとサービス」をクリックし、「OAuth同意画面」を選択する。

OAuth同意

2-3.インターナルにチェックを入れ、「作成」をクリックする。
2-4.ページに入り、「アプリケーション名」を記入する。
2-5.ユーザーサポートメールについて、ドロップダウンボックスから自分のアカウントをクリックする。
2-6.「Developer Contact Information」に該当するメールを開封し、「Save and Continue」をクリックする。
2-7.「保存して続行」をクリックして、作成は完了。

(3)APIを有効にする

3-1.左カラムの「APIとサービス」をクリックし、「データベース」を選択する。

APIとサービス」をクリックし、「データベース」を選択。

3-2.検索ボックスに「Contacts API」と入力する。
3-3.連絡先APIをクリックし、ページに入り、「有効化」をクリックする。

連絡先APIをクリックし、ページに入り、「有効化」をクリック

3-4.前のページに戻り、検索ボックスに「Google People API」と入力する。
3-5.Google People APIをクリックし、ページに入り、「有効化」をクリックする。

Google People APIをクリックし、ページに入り、「有効化」をクリックする。

(4)GASをGCPプロジェクトにバインドする

4-1.GCPのホームページにアクセスし、プロジェクトの番号をコピーする。

GCPのホームページにアクセスし、プロジェクトの番号をコピーする

4-2.共有アドレス帳のテンプレートを開き、「ファイル」→「コピーの作成」をクリックする。

共有アドレス帳のテンプレート

4-3.新しいコピーを開き、ツールバーの「ツール」→「コマンドコードエディター」をクリックする。

「コマンドコードエディター」をクリックする。

4-4.カーソルを一番左の列に移動し、「プロジェクト設定」をクリックする。
※左側の列がない古いレイアウトの場合は、手順4-7に進んでください。

「プロジェクト設定」をクリック

4-5.Google Cloud Platform(GCP)のプロジェクト欄の「Change Project」をクリックする。

「Change Project」をクリック

4-6.先ほどコピーしたプロジェクト番号を貼り付けて、「プロジェクトの設定」で結合完了。

プロジェクトの設定

4-7.このステップは、旧レイアウトユーザーのみ参照してください。ステップ4-6でプロジェクトのセットアップに成功した場合は、このステップをスキップしてください。
  4-7-1.上のツールバーの「リソース」をクリックし、「クラウドプラットフォームプロジェクト」をクリックします。
  4-7-2.プロジェクト番号を直接「プロジェクトの変更」に貼り付け、「プロジェクトの設定」をクリックすると、プロジェクトの変更が成功したことが表示されます。

上記の手順が完了すると、Google Shared Directoryの利用を開始できます。ドキュメントの詳細については、以下の段落またはスプレッドシートの「ヘルプ」タブを参照してください。

共有ディレクトリインターフェイスの説明

共有ディレクトリのテンプレートは、「説明」、「データテンプレート」、「アドレス帳のソース」、「ダウンロードリスト」のページに分かれており、ページとフィールドの説明は以下の通りです。

説明

スプレッドシート操作ページの説明とチュートリアル

データテンプレート

このページでインポートしたい共有連絡先の情報を入力してください。

アドレス帳のソース

・ソースエイリアス:スプレッドシートのソースを識別するために使用する名前を入力します。識別に便利な任意の名前を入力することができます。
スプレッドシートのID:外部ワークシートをソースとして使用する場合に必要です。スプレッドシートのIDは、GoogleスプレッドシートのURLバーから取得することができます。IDの例としては、以下の太字のテキスト(/d/と/editの間の値)があります。
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1qpyC0XzvTcKT6EISywvqESX3A0MwQoFDE8p-Bll4hps/edit#gid=0
・ワークシート名:住所録データを含むワークシートの名前、すなわち「データテンプレート」を入力します。
・トライアルテーブル名:必須ではない、読み込まれるソーストライアルテーブルの正しさを確認するためにシステムにより自動生成されます。
・データ数:非充填、ワークシートのデータストロークの総数を表示するために自動生成されます。
・アクション:Data Templateページで行うアクションをこのページで設定します。例えば、アップロードやアップデートを行う場合は、アップロードやアップデートを個別に記入してください。一覧や削除を行う場合は、アクションを記入する必要はありません。
・ステータス欄:必須ではありません
・Ignore Entries With: 必須ではありません。
・名前から国名:データテンプレートページの情報に従って、対応する英語欄を埋めてください。

データテンプレートページの情報に従って、対応する英語欄を埋める

ダウンロード リスト

共有されているすべての連絡先の一覧。最終更新日とID(Google Shared Directoryに登録されている各連絡先の固有ID)。

共有アドレス帳の機能説明

ツールバーの「共有連絡先」をクリックすると、ドメインの設定、全共有連絡先のアップロード、全共有連絡先の更新、全共有連絡先の一覧表示、全共有連絡先の削除を行うことができます。

ツールバーの「共有連絡先」をクリック

ドメインの設定

使用するドメイン名をクリックして入力します(この情報は初回のみ入力する必要があります)。

すべての共有連絡先をアップロード:連絡先をアップロードするためのもの(初めて利用する場合は、最初にドメインを設定する必要があります。)

1.データテンプレートを編集し、アップロードする連絡先情報を入力します。
2.「アドレス帳のソース」を編集し、Fフィールドを「アップロード」に変更します。
3.ツールバーの「共有連絡先」→「共有連絡先をすべてアップロード」をクリックし、「データテンプレート」にある連絡先情報をすべてアップロードします。

すべての共有連絡先を更新する:連絡先情報を更新する場合

1.データテンプレートを編集し、更新する連絡先情報を項目別に記入する
2.「アドレス帳のソース」を編集し、フィールドFを「update」に変更します。
3.ツールバーの「共有連絡先」→「共有連絡先をすべて更新」をクリックし、「データテンプレート」の連絡先情報を更新します。

共有されているすべての連絡先を一覧表示します。

既存の共有連絡先を一覧表示するには、ツールバーの「共有連絡先」をクリック → 「共有連絡先一覧」をクリックすると、「ダウンロードリスト」ページにすべての連絡先情報が表示されます。

共有されている連絡先をすべて削除する場合

既存の共有連絡先をすべて削除するには、ツールバーの「共有連絡先」→「共有連絡先をすべて削除」をクリックすると、連絡先情報がすべて削除されます

Google連絡先ディレクトリで共有された連絡先情報を見る

管理者権限のあるアカウントで、「Admin Console」の検索ボックスに「ディレクトリ設定」と入力し、「ディレクトリ設定」をクリックしてください。

管理者権限のあるアカウントで、「Admin Console」の検索ボックスに「ディレクトリ設定」と入力し、「ディレクトリ設定」をクリックしてください。

以下の項目について、連絡先共有を設定します。
・コンタクトの共有を有効にする
・チェックを入れる:すべてのメールアドレスを表示する
チェックを入れる:すべてのメールアドレスを表示します。 ドメインプロファイルとドメイン共有の連絡先を両方表示する

連絡先共有を設定します。

外部カタログ共有機能で項目を設定
・チェックを入れる:ドメインと公開データ

外部カタログ共有機能で項目を設定

「ディレクトリ設定」ページに戻り、「アクセス権設定の参照」をクリックします。
・チェックを入れる:すべてのユーザー

「ディレクトリ設定」ページに戻り、「アクセス権設定の参照」をクリック

設定後は、Googleコンタクトに連絡先が表示されるようになります。変更が反映されるまで、最大で24時間かかる場合があります。

注意事項:本機能はGoogle Workspaceと連携して使用するため、Google Workspaceの改修やアップデートの際に修正が必要になる可能性があります。迅速な修正対応に努めますが、ご迷惑をおかけする場合もございますので、ご了承ください。

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