Google Workspaceでテレワーク。必要な機能とセキュリティが揃っています

コラム更新日：2022.04.27

Google Workspace（グーグルワークスペース）を導入してテレワークやリモートワークを実現させたいと考えている方も多いかと思います。今回の記事では、Google Workspace に含まれているテレワークに必要なツールと機能、ビデオ会議におけるセキュリティ面についてなどをご紹介していきます。

Google Workspace にはテレワークに必要なツールと機能が満載

多くの企業が全社的にテレワークを実施・推奨、もしくは検討を始めている中、新たにテレワークを導入する企業では、グループウェアやツールについても気になっているのではないでしょうか。

Google Workspace にはテレワークに必要なツールや機能が揃っており、初心者やパソコンに慣れていない方でもテレワークをスムーズに行うことができます。テレワークに向いているツールや機能について、詳しく見ていきましょう。

➤Google Meet（ビデオ会議）

Google Workspace が提供するGoogle Meetを使用すれば、チームメンバーとコミュニケーションをとることができます。テレワーク、リモートワークでの会議やミーティングに最適なツールです。Google Meet の機能や詳細については以下の通りです。

➤Googleカレンダー（スケジュール管理）

Googleカレンダーは、チームでの利用に最適な統合型オンラインカレンダーです。Gmail、ドライブ、コンタクト、サイト、Meet とシームレスに連携することができ共有可能なカレンダーで、ビデオ会議やミーティング参加者のスケジュール確認、会議室の確保などにも役立ちます。

➤Google ドライブ（オンラインストレージ）

Google ドライブは、あらゆるファイルをすべて保存でき、いつでもどこにいてもパソコンやモバイル端末からアクセス可能です。テレワークで使用したファイルなどの保存にも役立つでしょう。また、ファイルの共有方法も管理できます。

➤Google Chat（チャット）

Google Chat は、ダイレクトメッセージからグループの会話まで、どこからでも柔軟かつ効率的にコラボレーションすることができます。相手と安全にコミュニケーションできるほか、チャット、ファイル、タスクを共有することで、グループでの仕事をさらに効果的に進めることが可能なツールです。

➤ドキュメント、スプレッドシート、スライド（オフィスソフト）

ドキュメントは、テキスト文書の作成や編集をブラウザで直接行うことができます。スプレットシートは、Google 社が提供している表計算ソフトのことです。スライドは、ソフトウェアの代わりに、ブラウザで質の高いプレゼンテーションを作成、編集できるツールです。

Google Workspace のテレワークにも対応したセキュリティ

Google Workspace を導入してテレワークを行うにあたっては、セキュリティ面も気になるかもしれません。Google Workspace では、テレワークにも対応した厳重なセキュリティを提供しています。

➤Google Workspaceの基本的なセキュリティ

Google Workspace は世界中のサーバールームにデータを保管していて、全体的なセキュリティはより強固なものになっています。世界中のサーバールームに分散しているため、当然リスクは大幅に軽減されます。また、Google Workspace もバックアップの用意をしており、データ損失の可能性を最小化に抑えています。

Google Workspace ではすべてのデータを暗号化するセキュリティ対策も施していてセキュリティを最優先に考えてデータセンターを管理しています。暗号化キーの長さの倍増、数週間ごとにキーを変更するといった取り組みも開始しており、これが業界の水準を引き上げているのです。

Google Workspace のセキュリティは、セキュリティとプライバシーを専門とする従業員や専門家が常勤しています。生体認証やレーザーを利用した侵入検出機能など、最先端の知識と技術を駆使して、安全なセキュリティ対策を大規模に構築しています。

➤Google Meet の安全性

Google が提供する会議ツール「Google Meet」は、様々な不正行為防止策が講じられている安全性の高いアプリケーションで、安全なサーバールームが構築されていることが特徴です。Google Meet のセキュリティ面では、テレビ会議の映像漏れの心配などが挙げられますが、データや Web 会議のコードを暗号化することが可能で外部への流出を防いでいます。また、機械学習により不正ソフトウェアはブロックされるようになっています

Google Meet のみならず、Google の全てのサービスはセキュリティやプライバシー、コンプライアンスにおける外部機関からの検証を定期的に受けており、安全性のレベル向上に努めています。

テレワークに関するトレーニングとヒント

Google Workspaceの導入後には、いろいろな疑問や不安にぶつかることがあります。また、従業員への Google Workspace の教育時間がないという管理者・経営者の方もいるかもしれません。Google では、従業員に対して簡単に Google Workspace の使い方や設定方法をレクチャーできる方法を提供していますのでご紹介します。

➤Google Workspace ラーニングセンター

Googleは、日本国内で初めての、デジタルスキル習得をサポートするGoogle Workspace ラーニング・センターをオープンさせました。周辺地域のみならず、地方創生を後押しすべく地方の企業・自治体・ 団体・個人を対象とした、デジタルスキルトレーニングセミナーを定期的に開催しています。

➤Grow with Google

Grow with Google は、無料のデジタルスキルトレーニングを提供するGoogleのプロジェクトです。Google による、これからの時代に役立つデジタルスキルの習得をサポートする取り組みで、個人・ビジネス・学生・教育者・スタートアップ・デベロッパーなど、様々なニーズに合わせたトレーニングを提供しています。トレーニングには、インターネット上で受講できる「オンライントレーニング」と、セミナーやイベントなどの「オフライン(対面式)トレーニング」があり、いずれも無料で受講できます。

➤Google Cloud ブログ

Google Cloud ブログでは、Google の企業向けソリューションに関する公式な情報やユーザーの事例などを、いち早くユーザーの方に発信しています。Google Workspace のテレワークに関する疑問点を解決するヒントになる情報が記載されているかもしれません。

➤TSクラウド Google Workspace トレーニング動画

TSクラウドが提供する Google Workspace のトレーニング動画は、対象者に応じて、Admin コースと User コースに分かれており、迅速に基本的な使い方や業務を習得することができます。新人教育での IT / HR の時間の節約にもつながるのでぜひ活用してみてください。

Google Workspace では、テレワークに関するトレーニングやより利用しやすくなるヒントを様々な形でご紹介しています。トレーニングガイド、ヒント、お客様事例などの資料を参照して、職場での Google Workspace の活用にお役立てください。

Google Workspace でテレワークにトライしてみよう

Google Workspace はテレワークを行う上で必要なサービスやセキュリティ体制が全て揃っているため、初心者やパソコンに慣れていない方でもトライしやすいのではないでしょうか。ビデオ会議の設定方法や便利機能といった細かいテレワークに関するガイドもしっかり設けられているので、スムーズに実施できるでしょう。

企業として使う際の取り回しや機能性を考え、Google Workspace でテレワークにトライしてみてはいかがでしょうか。