G Suite とは何か?

5分でわかるG Suiteとは?

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G Suiteとは何か?現在のG Suiteのエディションや価格、導入方法だけでなく、G Suiteと従来のオフィスシステムの違い、個人のGmailでは利用できない企業アカウントの管理や独自機能などの情報を5分で解説します。(本文は随時更新されますので、転載の際はリンクを貼ることをお勧めします)

G Suiteと従来のオフィスシステムとの比較

G Suiteは、Googleが提供する企業向けのクラウドツールで、Gmailの企業向けメールボックスやGoogleのコラボレーションツールなどを含むグループウェアです。従業員数300人以下のほとんどの中小企業にとっては、様々なシステムを調査して組み合わせて使用するよりも、オールインワンのG Suiteに頼る方が早くて簡単です。

社員がOfficeに慣れている、顧客やメーカーがOfficeを使っているからと心配する方もいるかもしれませんが、使い慣れているWord・Excel・PowerPointは、対応しているGoogleドキュメントツールを使ってファイルを開く・編集することができます。常に最新版のクラウドサービスを利用することで、新しいバージョンのインストールやアップデートに余分な手間をかけずに済みます。また、複数人で同時に同じOfficeファイルを開いて編集することもでき、業務の効率化を加速させます。

従来のオフィスシステムの課題G Suiteの解決策
深刻なストレージ容量不足30GB以上のストレージ容量
オフィス外での作業に不便ブラウザを開ければ異なるデバイスでも利用可能
メールやファイルのバックアップが頻繁に必要 セキュリティのためにクラウドに保管し、更新やバックアップなしで自動同期を行う
メールやデータが大量にあるときに、開いたり検索したりするのが遅い大量のデータでも素早く開いて検索できる
メールトラブル対応の時間と工数 「Gmail」迷惑メール99.9%フィルタリング、安定した送受信、異常IPログインの積極的な通知など
退職後のアカウントの引き継ぎが難しいメールボックスのエイリアスを使用して、退職したスタッフのメールボックスを新しいスタッフが簡単に引き継ぐことができる
メールの添付ファイルが探しにくい、共有できないファイルがあるGoogleドライブで共有すれば、ファイル管理に混乱がない、高速検索、共有権限の設定も可能
ファイルは個人作業しかできないので、受け渡しや検索が容易ではない 複数人が同時にオンラインで共同作業を行うことができ、画面の即時更新やファイルの自動保存が可能
予定の共有や会議の予約が不便 Googleカレンダーで予定共有、会議室も簡単に予約可能
社内の連絡が非効率Googleサイトで会社ポータルを作成し、情報共有を迅速化
休暇の申請が紙休暇申請はGoogleフォームで一元管理
テレビ会議設備はコストやメンテナンスが大変、無料のビデオアプリは不安定 Google meetで安定したWeb会議を実現、余分なハードウェアは必要なし
システムの機能を拡張するために自分でプログラムを書くことができない 独自のプログラムを書いて、機能を拡張させることができる
システム導入には専門の技術スタッフが必要 Googleや販売代理店の技術サポートを受けながら自分たちで導入できる

G Suite 企業向けメールと個人用Gmailの比較

Gmailは個人向けには無料ですが、企業向けにはG Suiteの購入が必要です。G Suiteは企業で使う視点から設計されており、個人のGmailにはないビジネス向けの多くの機能があります。最大の違いは、G Suiteにある情報やアカウントを企業が所有する点です。企業は全てのアカウント情報とアカウント内のビジネス情報を管理することができます。社員が退職する際、その社員のアカウントに蓄積されたファイルやデータも一緒に「退社」させることなく、企業が所有し続けることが可能です。

参考までに、G Suite 企業向けメールと個人Gmailの違いを以下の表にまとめました。

機能名G Suite 企業向けメール個人用Gmail
メールアドレス~~@corporate.com~~@gmail.com
管理者権限 「管理コンソール」アカウントを管理 なし
サポート 電話とメールによるサポートあり なし
容量上限 30GB以上、無制限にアップグレード可能 15GB
スパムフィルタ 1.スパム検出とフィルタリング
2.スパムの報告・申告の取り消し
3.スパムフィルターの設定
4.メール送信許可リスト(ホワイトリスト)
5.メールブラックリスト
6.特定IPアドレス許可リスト
7.組織単位の迷惑メールフィルター
1.スパム検出とフィルタリング
2.スパムの報告・申告の取り消し
3.スパムフィルターの設定
その他サービス 1.50以上のクラウド型のアプリケーション
2.グループメールボックス(1日2,000通まで)
なし

参考記事

G Suiteのエディションと費用

G Suiteは2021/01/16をもって利用できなくなりました。新しいバージョンのGoogle Workspaceについては、お問い合わせください。

G SuiteにはBasic、Business、Enterpriseの3つのエディションがありますが、Google Workspaceへの変更後は、大きく分けてBusiness、Enterprise、Frontlineの3つのエディションが販売されるようになりました。さらに細かく分類すると、Business Starter、Busines Standard、Business Plus、Enterprise Essential、Enterprise Standard、Enterprise Plus、Frontlineの7種類で、Enterpriseは300人以上で利用する大企業向けのセキュリティ強化エディション、Frontlineは現場スタッフ向けのエディションです。

エディションの選ぶ際に注意すべき点として、監査データの永久保存する「Vault」、情報共有を容易にする「共有ドライブ」、情報を横断的に検索できる「Cloud Search」など、Business Starter版では利用できないツールを利用したいかで、大まかに決定できます。利用する場合は、Business Standard以上を選択し、利用しない場合は、Business Starterでまずは十分でしょう。

※Googleの公式では、14日間の無料トライアルを提供していますが、販売代理店のTSクラウドからトライアルに申し込むと30日間のトライアルができます。まだGoogle Workspaceを使ったことがない方は、この機会にトライアルを実施し、自社に合ったエディションを検討しましょう。

エディション Frontline Business Starter Business Standard Business Plus Enterprise Essentials Enterprise Standard Enterprise Plus
ストレージ容量 2GB 30GB 2TB* 5TB* 1TB 5TB* 5TB*
価格 ¥1,751/年/ユーザー ¥1,891/年/ユーザー ¥3,782/年/ユーザー ¥6,303/年/ユーザー ¥3,502/年/ユーザー ¥7,003/年/ユーザー ¥10,505/年/ユーザー

*5ユーザー以上(4ユーザー以下の場合は1ユーザーあたり1TB)

参考記事

G Suiteの他の特別エディション

Googleは、教育機関向け、非営利団体向けに特別なエディションを用意していますので、簡単にご紹介します。

教育機関向け:Google Workspace for Educationは、幼稚園から高校までの教育機関、および高等教育機関に無償で提供されます。無償版の他に有償版もあり、Googleから直接購入するか、教育版をサポートしている販売代理店から購入することができます。

非営利団体向け:Google Workspaceの非営利版を無料で利用でき、Business Starter+共有ドライブと無制限アカウントを利用できます。また、Enterpriseクラスの機能や管理が必要な場合は、Google Workspaceの他のバージョンにアップグレードする際に特別割引が適用されます。 非営利版は代理店経由では購入できず、Googleへの申し込みが必要です。

スタートアップ向け:Google Workspaceにはスタートアップ版はありませんが、GoogleにはStartup Programというプログラムがありますが、応募条件が特別です。この審査についてはGoogleの判断を仰いで下さい。

(G Suiteは、以前はGoogle Appsと呼ばれ、当時は無料で利用できましたが、2022年7月にサービス終了となります。)

G Suiteの導入手順

まず、Google Workspaceを申し込むには自社ドメイン (<会社>.comなど) が必要です。既に自社ドメインをお持ちの方は、Google(請求書払い不可)または代理店(請求書の発行可能)から購入先を選択します。

参考記事

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