スプレッドシートのオーナー変更方法。オーナーが退職する場合どうなる？

スプレッドシートのオーナーが退職する場合、オーナーを変更する前にアカウント削除をしてしまったらどんなことが起こるのでしょう？オーナー変更の方法やオーナー変更ができないケースなど、退職者が発生した場合の対処法についてご紹介します。

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スプレッドシートのオーナーは作成者がデフォルト

スプレッドシートのオーナーが退職する場合など、オーナー変更が必要になることがあります。スプレッドシートのオーナーは、マイドライブで作成しアップロードした作成者となります。

Google WorkspaseのエディションがBusiness Starterである場合は、個人で管理するマイドライブ内でのデータ保存のみであり、必ずオーナーが存在します。ただし、Business Standard以上で利用できる共有ドライブでスプレッドシートを作成すれば、組織がオーナーとなり個人がオーナーになることはなく、オーナーを変更する必要はありません。

オーナー権限の変更をする前に、アカウントがなくなるとファイルはどうなるのか

オーナー権限の変更をする前にオーナーのアカウントがなくなると、ファイルは自動的に削除されてしまいます。ただし、アカウント削除後20日間以内であれば、特権管理者により復元できます。

20日間を経過するとデータは完全に削除され、Google Workspaceサポートでも復元できなくなってしまいますのでご注意ください。

参考：最近削除したユーザーを復元する

スプレッドシートのオーナー変更方法

オーナーのアカウントが無くなる場合（退職する）

退職する従業員がいる場合、ユーザー削除をしなければなりません。その作業と同時に、退職するユーザーがオーナーになっているスプレッドシートなどのオーナー変更する方法を説明します。

①ユーザーにアクセス

Google管理コンソールを開き、［ユーザー］にアクセスします。

②ユーザー選択

削除するユーザーの欄の［その他のオプション］から［ユーザーを削除］を選択する。

③データ移行して削除

他のアプリデータの「移行する」を選び、［ユーザーを削除］をクリックします。

オーナーのアカウントが無くならない場合（退職ではない）

現オーナーも引き続きアクセスできる状態で、別のユーザーにスプレッドシートのオーナーを変更する場合の方法を説明します。

①共有の選択

権限を変更したいスプレッドシートを開き、[共有]をクリックします。

②オーナー権限変更

オーナー権限を譲渡したいユーザーの右にある下矢印アイコン下矢印をクリック。
[オーナー権限を譲渡]次に[完了]をクリックします。

《備考》
オーナー権限を譲渡すると、元のオーナーはそのドキュメントの共同編集者になります。保留中のオーナーが招待を承諾するまでは、元のオーナーがファイルのオーナーのままとなります。招待を承諾したら、新しいオーナーによって元オーナーのアクセス権が変更されるまでの間は、引き続きファイルを編集できます。保留中のオーナーはリクエストを拒否できます。

参考：ファイルのオーナーを他のユーザーにする

スプレッドシートのオーナー変更ができないケース

異なるドメイン間でのオーナー変更

ドメインが異なるユーザーへのオーナー権限の変更はできません。オーナーの譲渡はできませんが、ドメイン外の方でもローカルにデータをバックアップし、そのデータをドライブにアップロードすることで、自身がファイルのオーナーになることができます。

iPhoneやAndroidなどのスマホ・iPadでのオーナー変更

iPhoneやiPad 、Androidデバイスからオーナーの変更の操作はできません。ファイルのオーナーを変更するには、パソコンでアクセスしてください。

Googleドライブ内のExcelのオーナー変更

Excelファイルも通常スプレッドシートと同様に、ユーザーの共有やリンク共有は可能ですが、オーナー権限の変更はできません。オーナー権限を変更したい場合は、Exce形式からスプレッドシートとして保存し直すことが必要になります。「ファイル＞Googleスプレッドシートとして保存」を選択すれば、スプレッドシートのファイルに変換できます。

スプレッドシートのオーナー変更は最長24時間かかる

通常、オーナーの変更が反映されるまでに最長で24時間ほどかかります（場合によっては最長で72時間ほどかかることもあるようです）。。退職者のアカウントがなくなる前に、余裕を持って変更をしておきましょう。

スプレッドシートのオーナー変更に注意を払おう

今回の記事では、スプレッドシートのオーナー変更についてまとめました。オーナーが退職してしまってアカウントが削除される場合、オーナーを変更していないとデータが復元できなくなるというリスクもあります。確実なデータの保存を行い、業務に支障のないようにしていきましょう。