共有ドライブとは？マイドライブとの違い、容量制限や権限管理など

コラム更新日：2022.01.05

Google Workspaceが提供する共有ドライブ（旧チームドライブ）を作成する際の利用可能なプランや権限管理についてご紹介します。また、同じくGoogleドライブのマイドライブとの違いや容量制限についても合わせて解説していきます。

Google Workspaceの共有ドライブとは

Googleドライブの共有ドライブでは、チームで使うファイルの保存、検索、および、ファイルへのアクセスが可能です。共有ドライブ内のファイルは、マイドライブとは違って個人ではなくチームが所有します。そのため、メンバーがチームから抜けてもファイルはそのまま残るため、チームで引き続き情報を共有して仕事を進めることができるのです。

➤共有ドライブでできること

プロジェクトやチーム用の共有ドライブを作成すると、情報を共有し、連携して作業することができます。以下の表では、共有ドライブの機能についてまとめました。

参照：https://support.google.com/a/answer/7212025?hl=ja

➤共有ドライブの作成が望ましいケース

組織のユーザーに共有ドライブの作成を依頼されたら、次の2点を確認します。

• 特定のプロジェクトチームの大多数、もしくはすべてのメンバーがファイルを必要としている。
• ファイルのテーマが一貫している。

上記のどちらにも当てはまる場合は、共有ドライブを作成するのが望ましいと考えられます。さまざまなプロジェクトでファイルを使用する場合は、複数の共有ドライブを作成します。プロジェクトやチームの数が増えると、1つの共有ドライブではコンテンツの検索や管理が困難になるためです。

➤共有ドライブを使用できるGoogle Workspaceのプラン

*5アカウント以上を必要とする法人のお客様のみ、申し込み可能です

共有ドライブは、Business Starterのプランでは使用できません。共有ドライブを使用したい場合には、それ以外のBusiness Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plusを選択しましょう。

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共有ドライブの権限管理

*新規メンバー用のデフォルトのロール。
**投稿者のアクセス権を付与すると、ドライブファイルストリーム内のファイルやChrome OSファイルアプリ内のファイルに読み取り専用でアクセスできるようになります。ドライブファイルストリームまたはChrome OSでファイルを編集する必要があるユーザーには、コンテンツ管理者のアクセスレベルを割り当てます。
参照：https://support.google.com/a/answer/7337554?hl=ja

共有ドライブのアクセス権については、こちらの記事も参考にしてください。

参考記事：Googleドライブのアクセス権。管理コンソールからの設定方法をご紹介。

共有ドライブとマイドライブの違い

Googleドライブと共有ドライブにはどのような違いがあるのでしょうか。２つの機能の違いを以下の表にまとめました。

参照：https://support.google.com/a/answer/7212025

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

また、共有ドライブと「共有アイテム」の違いについて、調べている方もいるかと思います。こちらの記事にまとめていますので、参考にしてください。

参考記事：共有ドライブと共有アイテムの違い。共有ドライブを使用したほうが良い場合とは？

共有ドライブのメリット

共有ドライブを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。上記の比較表を参考に解説します。

➤メリット① ドライブへのアクセス権限管理が容易

共有ドライブ単位でユーザー登録や権限設定が行うことができるため、マイドライブに比べてアクセス権限の管理が容易となります。全ファイルの1つ1つに対して権限を付与する必要もなくなるため、効率的なファイル管理を行うことができるでしょう。

➤メリット② 退職者が出た場合の権限移譲の手間を省略できる

退職するメンバーが出た場合、マイドライブではファイルのオーナーはその離職者になっているため、退職前にファイルの権限委譲の手間が発生していました。しかし共有ドライブの場合はファイルのオーナーは個人ではなく組織になるので、メンバーが退職した場合でも手間が発生することはありません。

共有ドライブの気をつけるべき制限

共有ドライブをうまく活用すればより効率的なファイル運用が可能になりますが、その反面いくつかの制限が存在します。共有ドライブを導入する場合の気をつけるべき制限についてご紹介します。

➤制限① 共有ドライブに保存できるアイテム数の上限は40万個

共有ドライブには、アイテム数、メンバー数、1日のアップロード数に制限があります。共有ドライブに保存できるアイテム数の上限は40万個となっています。

➤制限② 1日のアップロード容量は1日750GBまで

個々のユーザーがマイドライブおよびすべての共有ドライブにアップロードできるのは、1日あたり750GBまでです。合計アップロードサイズが750GBに達した場合、または750GBを超えるサイズのファイルをアップロードした場合は、同じ日にそれ以上ファイルをアップロードできなくなります。アップロードまたは同期できる個々のファイルの最大サイズは5TBです。

➤制限③ ファイル共有できるグループ数は100まで

共有ドライブ内の1つのファイルを直接共有できるのは、最大100グループまでとなっています。

➤制限④ フォルダの階層数は20まで

共有ドライブ内のフォルダは、最大20レベルまでネスト（階層化）できます。1つの共有ドライブに多数のフォルダを作成するとコンテンツの整理や検索がしにくくなる場合があるため、コンテンツを複数の共有ドライブに分けて整理することをおすすめします。

➤制限⑤ メンバーに関する制限

Googleグループのユーザーやグループを共有ドライブに追加できます。共有ドライブのメンバーとして追加されたユーザーは、複数のグループに属していても1人のメンバーとしてカウントされます。

共有ドライブの制限を回避するためにできること

共有ドライブを導入する場合さまざまな制限がありますが、これを回避するためにできることをまとめたのでご紹介します。

➤メンバーシップにGoogleグループを使用する

大規模な組織では、ユーザーを個別に追加する代わりに、Googleグループを使用してメンバーシップを管理することをおすすめします。

➤共有ドライブのゴミ箱を空にする

共有ドライブのゴミ箱から完全に削除されていないアイテムは、共有ドライブの制限にカウントされます。

➤プロジェクト単位で利用する

共有ドライブをファイルストレージではなく、プロジェクト単位で利用することで共有メンバーや管理ファイルを絞り込むことができます。

Google Workspaceの共有ドライブで効率的なファイル運用を

共有ドライブはGoogle WorkspaceのBusiness Standard以上のプランで使用することができます。権限管理や容量制限を理解しうまく活用すれば、より効率的な作成ファイルの管理運用が可能になるでしょう。 共有ドライブの機能や使い方について更に詳しく知りたい方は、TSクラウドに在籍するGoogle Workspaceの専門スタッフにお問い合わせ下さい。