Google Workspaceの共有ドライブとは。容量制限や権限管理など。

Google Workspaceが提供する共有ドライブ(旧チームドライブ)を作成する際の利用可能なプランや権限管理についてご紹介します。またマイドライブとの違いや容量制限についても合わせて解説していきます。

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Google Workspaceの共有ドライブとは

クライドストレージ

Googleドライブの共有ドライブでは、チームで使うファイルの保存、検索、および、ファイルへのアクセスが可能です。共有ドライブ内のファイルは、マイドライブとは違って個人ではなくチームが所有します。そのため、メンバーがチームから抜けてもファイルはそのまま残るため、チームで引き続き情報を共有して仕事を進めることができるのです。

共有ドライブでできること

プロジェクトやチーム用の共有ドライブを作成すると、情報を共有し、連携して作業することができます。以下の表では、共有ドライブの機能についてまとめました。

機能 説明
従業員の離職後もファイルが残る ファイルは個人ではなくチームや組織が所有します。従業員が離職してアカウントが削除されても、ファイルは共有ドライブ内に残ります。
強化された共有ルール 共有ドライブのすべてのメンバーに同じコンテンツが表示されます。
コンテンツの利用 Google グループに追加したユーザーは、自動的に、そのグループがメンバーになっているすべての共有ドライブを利用できるようになります。
共有ドライブへの外部ユーザーの追加 組織外のユーザーを共有ドライブに追加できます。この場合は次の点に注意してください。
・共有ドライブが外部ユーザーのGoogleドライブ内に表示されます
・外部ユーザーによる作業(ファイルの編集、新しいファイルの作成、ファイルのアップロードなど)は、共有ドライブを作成したドメインに移管され、そのドメインが所有します。
・外部ユーザーはGoogleアカウントを所有し、ドライブにログインしている必要があります。
パソコン上でのコンテンツ同期 ドライブファイルストリームを使ってパソコンから共有ドライブにアクセスできます。組織でのドライブファイルストリームの設定について詳しくは、ドライブファイルストリームを導入するをご覧ください。

参照:https://support.google.com/a/answer/7212025?hl=ja

共有ドライブの作成が望ましいケース

組織のユーザーに共有ドライブの作成を依頼されたら、次の2点を確認します。

・特定のプロジェクトチームの大多数、もしくはすべてのメンバーがファイルを必要としている。
・ファイルのテーマが一貫している。

上記のどちらにも当てはまる場合は、共有ドライブを作成するのが望ましいと考えられます。さまざまなプロジェクトでファイルを使用する場合は、複数の共有ドライブを作成します。プロジェクトやチームの数が増えると、1つの共有ドライブではコンテンツの検索や管理が困難になるためです。

共有ドライブを使用できるGoogle Workspaceのプラン

プラン名 共有ドライブ
Business Starter ×
Business Standard
Business Plus
Enterprise Essentials
Enterprise Standard
Enterprise Plus

共有ドライブは、Business Starterのプランでは使用できません。共有ドライブを使用したい場合には、それ以外のBusiness Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plusを選択しましょう。

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共有ドライブの権限管理

タスク 管理者 コンテンツ管理者* 投稿者** コメント投稿者 閲覧者
共有ドライブとファイルを表示する
共有ドライブのファイルにコメントする × ×
ファイルを編集する、編集を承認および拒否する × ×
共有ドライブにファイルを作成してアップロードする、フォルダを作成する × ×
共有ドライブ内の特定のファイルにユーザーを追加する × ×
共有ドライブ内のファイルやフォルダを移動する × × ×
共有ドライブのファイルを別の共有ドライブに移動する × × × ×
共有ドライブのファイルをゴミ箱に移動する × × ×
ゴミ箱のファイルを完全に削除する × × × ×
ゴミ箱からファイルを復元する(最大30日間) × ×
共有ドライブのユーザーを追加する、または削除する × × × ×
共有ドライブの設定を変更する × × × ×
共有ドライブを削除する × × × ×

*新規メンバー用のデフォルトのロール。
**投稿者のアクセス権を付与すると、ドライブファイルストリーム内のファイルやChrome OSファイルアプリ内のファイルに読み取り専用でアクセスできるようになります。ドライブファイルストリームまたはChrome OSでファイルを編集する必要があるユーザーには、コンテンツ管理者のアクセスレベルを割り当てます。

参照:https://support.google.com/a/answer/7337554?hl=ja

共有ドライブとマイドライブの違い

Googleドライブと共有ドライブにはどのような違いがあるのでしょうか。2つの機能の違いを以下の表にまとめました。

共有ドライブ マイドライブ
追加できるファイル形式 すべてのファイル形式 すべてのファイル形式
ファイルとフォルダのオーナー 組織 ファイルまたはフォルダを作成したユーザー
ファイルやフォルダのドライブへの移動 ユーザーはファイルのみ移動できます。
管理者はファイルとフォルダを移動できます。
可能
ドライブ内でのファイルやフォルダの移動 管理者、コンテンツ管理者のアクセスの権限があれば可能です。
注:ファイルやフォルダを共有ドライブ間で移動できるのは管理者だけです。
可能
パソコンとのファイル同期 ドライブファイルストリーム:可能 可能
共有の仕組み チームメンバー全員に同じファイルやフォルダが表示されます。 個々のファイルへのアクセス権限に応じて、フォルダに表示されるファイルはユーザーごとに異なることがあります。
ゴミ箱内のファイルの保持期間 各共有ドライブに、それぞれゴミ箱があります。
ゴミ箱内にあるファイルとフォルダは30日後に完全に削除されます。
メンバーはそれ以前に特定のファイルを削除できます。
ゴミ箱内にあるファイルとフォルダは30日後に完全に削除されます。
ゴミ箱からのファイルの復元 管理者、コンテンツ管理者、投稿者アクセスの権限があれば可能です。 該当ファイルの作成者であれば削除できます。

参照:https://support.google.com/a/answer/7212025

共有ドライブのメリット

共有ドライブを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。上記の比較表を参考に解説します。

メリット① ドライブへアクセス権限の管理が容易

共有ドライブ単位でユーザー登録や権限設定が行うことができるため、マイドライブに比べてアクセス権限の管理が容易となります。いちいち権限を付与する必要もなくなるため、スムーズな業務を行うことができるでしょう。

メリット② 退職者が出た場合の権限移譲の手間を省略できる

退職するメンバーが出た場合、マイドライブではファイルのオーナーはその離職者になっているため、退職前にファイルの権限委譲の手間が発生していました。しかし共有ドライブの場合はファイルのオーナーは個人ではなく組織になるので、メンバーが退職した場合でも手間が発生することはありません。

共有ドライブの気をつけるべき制限

共有ドライブをうまく活用すればより効率的なファイル運用が可能になりますが、その反面いくつかの制限が存在します。共有ドライブを導入する場合の気をつけるべき制限についてご紹介します。

共有ドライブに保存できるアイテム数の上限は40万個

共有ドライブには、アイテム数、メンバー数、1日のアップロード数に制限があります。共有ドライブに保存できるアイテム数の上限は40万個となっています。

1日のアップロード容量の上限

個々のユーザーがマイドライブおよびすべての共有ドライブにアップロードできるのは、1日あたり750GBまでです。合計アップロードサイズが750GBに達した場合、または750GBを超えるサイズのファイルをアップロードした場合は、同じ日にそれ以上ファイルをアップロードできなくなります。アップロードまたは同期できる個々のファイルの最大サイズは5TBです。

ファイル共有の制限

共有ドライブ内の1つのファイルを直接共有できるのは、最大100グループまでとなっています。

フォルダの制限

共有ドライブ内のフォルダは、最大20レベルまでネスト(階層化)できます。1つの共有ドライブに多数のフォルダを作成するとコンテンツの整理や検索がしにくくなる場合があるため、コンテンツを複数の共有ドライブに分けて整理することをおすすめします。

メンバーに関する制限

Googleグループのユーザーやグループを共有ドライブに追加できます。共有ドライブのメンバーとして追加されたユーザーは、複数のグループに属していても1人のメンバーとしてカウントされます。

共有ドライブの制限を回避するためにできること

共有ドライブを導入する場合さまざまな制限がありますが、これを回避するためにできることをまとめたのでご紹介します。

メンバーシップにGoogleグループを使用する

大規模な組織では、ユーザーを個別に追加する代わりに、Googleグループを使用してメンバーシップを管理することをおすすめします。

共有ドライブのゴミ箱を空にする

共有ドライブのゴミ箱から完全に削除されていないアイテムは、共有ドライブの制限にカウントされます。

プロジェクト単位で利用する

共有ドライブをファイルストレージではなく、プロジェクト単位で利用することで共有メンバーや管理ファイルを絞り込むことができます。

共有ドライブについて問い合わせる

Google Workspaceの共有ドライブで効率的なファイル運用を

共有ドライブはGoogle WorkspaceのBusiness Standard以上のプランで使用することができます。権限管理や容量制限を理解しうまく活用すれば、より効率的な作成ファイルの管理運用が可能になるでしょう。

共有ドライブの機能や使い方について更に詳しく知りたい方は、TSクラウドに在籍するGoogle Workspaceの専門スタッフにお問い合わせ下さい。

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