Google Workspaceの申し込み方法。準備すること、導入の手順を解説

Google Workspaceの申し込み方法についてまとめました。円滑に進められるよう申し込み前に準備しておくことや、必要な準備物を紹介します。Google Workspaceの初期設定を行う手順についても解説します。

申込手順① 申し込み前に体制を決定

企業のクラウド型グループウェアとして新たにGoogle Workspaceを導入しようと考えた時、具体的にどのような準備を行うと良いのでしょうか。導入までをスムーズに進めていくために、まず以下の準備が必要となります。

Google Workspaceのプラン（エディション）の決定

導入の手続きを行う前に、まず実際に利用したいプラン（エディション）をある程度決めておく必要があります。Google Workspaceでは利用人数が300名以下では3種類、300人以上では3種類と、計6種類のプランが提供されています。各プランの概要について一覧表で見ていきましょう。

プラン毎に1ユーザーあたりの月額料金や利用人数、使用できる機能などが異なります。自社の求める条件と照らし合わせて、最適なプランを選びましょう。

Google Workspaceのプランについて、更に詳しく知りたい場合はこちらの資料をダウンロード下さい。

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利用人数の決定

希望するプランを選択できたら、次は契約する人数を決めましょう。Google Workspaceの利用人数については、初めから従業員全員の契約をせずに数人から始めてみるなど、部分的な導入も可能です。Google Workspaceの無料試用を利用することもできます。

移行計画の策定

利用人数が決定したら、現在のシステム体制からどのようにGoogle Workspaceへと移行していくのかスケジュールを立てていきます。社内の情報共有について課題に感じている部分をどのように変えていきたいかや、クラウド上で管理する体制を作るために、第一歩としてどのような機能が必要なのかを考慮して策定するとよいでしょう。移行計画の策定によって課題や時期も明確になり、より円滑に進めていくことができます。

管理者・導入担当者の決定

Google Workspaceへの移行スケジュールが決定したら、企業内の「管理者」を決めましょう。管理者とはGoogle Workspaceの管理コンソールにログインすることができ、ユーザー毎の設定や機能制限が可能な権限をもつユーザーです。今後さまざまな管理業務をスムーズに進めることができるよう、社内の管理部門や情報システム部門などから、適切な人材を選んでください。管理者権限は複数名に付与することができます。

また、管理者のなかから1名を、Google Workspaceの契約手続きや初期設定を中心となって進める導入担当者として選出するとよいでしょう。

Google Workspaceを初めて使う場合や設定ができるITスタッフがいない組織など、社内で初期設定を行うことが難しい場合は、3日以内に設定を完了しサービスを利用開始できるGoogle Workspaceのセットアップ（アクティベーション）サービスが受けられます。

TSクラウドでは、専門スタッフが迅速に初期設定を行いますので、 ユーザーはログインするだけで安心して使い始めることが可能となっています。

Google Workspace導入前のセットアップサポート（アクティベーション）

導入サポート役の決定

社内で実際にGoogle Workspaceの運用が始まった時、便利な機能を使いこなそうとしてもスタッフ全員が使い方を把握することが難しく、「困りごとがあるが、誰に教えてもらえば良いか分からない」という事態も発生するかもしれません。

そのような時のために、Google Workspaceの導入サポート役を決めておくことが必要です。あらかじめサポート役を決めておくことでトラブルが起きた時に迅速に対応できるほか、企業としてGoogle Workspaceのさまざまな機能を活用して行くことができます。

社内でGoogle Workspaceについての教育時間を取りにくい場合や、従業員の中から導入サポート役を選ぶことが難しい場合は、初めて使う方のためのトレーニング動画を見ることで、Google Workspaceの使い方を学ぶことができます。TSクラウドでは、簡単にGoogle Workspaceの使い方や設定方法をレクチャーできるサービスを提供しています。

Google Workspace（旧G Suite）トレーニング動画コース

申込手順② 申し込み前に必要な準備物

実際にGoogle Workspaceの申し込みを行う際に、準備が必要な物についてご紹介します。

独自ドメイン

Google Workspaceでは、企業の独自ドメインを使ったメールアドレスを作成することができます。独自ドメインとは、インターネット上の住所のような物で、メールアドレスの「@」以降の文字列となります。全従業員が企業の独自ドメインを使ったビジネス用メールアドレスを使用することにより、クライアントからの信頼が得られます。

会社のクレジットカード

会社のクレジットカードは、Google Workspaceを「Googleと直接契約」する場合に必要になります。会社名義のクレジットカードがない場合や請求書払いの方が良い場合は、請求書払いに対応した販売代理店から契約するとよいでしょう。弊社TSクラウドは、日本の商習慣に合わせた請求書払いが可能です。

【関連記事】TSクラウドならGoogle Workspace（G Suite）利用料の「請求書払い」が可能

スマートフォン

出勤前や退勤時、外出先などに普段使っているPC以外のデバイスから接続する場合は、二段階認証を行うためにスマートフォンが必要になります。スマートフォンを使えば、Googleアプリからスムーズに操作できるため格段に便利になります。

申込手順③ Google Workspaceの申し込み

申し込み前の体制や必要な準備物を整え、Google Workspaceの申し込みを行う際にはどのような方法で行うとよいのでしょうか。

Googleへ直接申し込み

Google Workspaceを契約する方法は2通りあります。1つ目は企業からGoogleの公式ホームページへ直接問い合わせを行い契約する方法です。

代理店経由で申し込み

2つ目は、Googleが正式に認定したGoogle Workspaceの販売代理店から契約するという方法になります。販売代理店から契約することにより手厚いサポートが受けられるほか、公式価格より安価で購入できる場合があります。

申込手順④ Google Workspaceの設定

Google Workspaceの初期設定は、企業の担当者が行うことも可能です。初期設定の方法は以下の内容になります。

Google Workspaceに使用するドメインのDNSにTXTレコードを追加し、ドメインの所有者であることを証明する作業です。完了すると、Gmail以外のサービスが利用可能になります。（ https://support.google.com/a/answer/60216?hl=ja ）

Google 管理コンソールですべてのユーザーアカウントやグループメールを作成します。次の工程で受信メールサーバーを変更すると、これまで使用していたメールサーバーではメールを受信できなくなるので、引き続き受信したいすべてのメールアドレスをGoogle Workspaceに登録することが重要です。

ドメインのDNS管理画面でMX レコードの設定を変更して、受信メールサーバーをGoogleのサーバーに切り替えます。これにより、メールがGoogle WorkspaceアカウントのGmailに配信されるようになります。

※一部のユーザーはGmailを利用せず既存のメールサーバーでの受信を行いたい場合は、上記の方法とは異なる高度なメールルーティング設定を行う必要があります。詳しくは「既存サーバーとGoogle Workspaceの同時利用（二重配信）」のページをご覧ください。

上記の作業手順が難しいと感じた方は、初期設定のサポートを代理店に任せたほうが良いかと思います。TSクラウドでは様々なサポートを行っておりますので、お気軽にお問い合わせください。

Google Workspaceの申し込みは計画的に

Google Workspaceを導入する前の準備や、申し込む手順について解説しました。Googleとの直接契約を済ませた後に代理店の存在を知り、慌てて問い合わせるという事態を避けるためにも、導入にあたっての体制作りや準備を考慮したスケジュールを策定し、計画的に申し込みを行うことが重要です。

Google Workspaceの申し込み方法や準備について更に詳しく知りたい方は、TSクラウドに在籍するGoogle Workspaceの専門スタッフにお問い合わせ下さい。