テレビ会議用の機器を購入するのは本当に効率的なのか？
遠隔でのコミュニケーションや会議を行なうために、ポリコムなどのテレビ会議用の機器を購入し、活用している事業者も多いようです。このシステムの導入により、テレビ会議でのコミュニケーションがとりやすくなりました。しかし、数十万円以上の費用がかかるこれらのテレビ会議システムは、今日の企業会議に本当に有効なのでしょうか。
遠隔でのコミュニケーションや会議を行なうために、以前はポリコムのビジネスフォン機器などのテレビ会議機器システムを購入する事業者が多かったが、現在では、テレビ会議システムの導入により、遠隔でのコミュニケーションや会議につなげることができるようになりました。しかし、数十万円以上の費用がかかるこれらのテレビ会議機器システムは、今日の企業会議に本当に有効なのでしょうか？
小規模なビデオ会議がコミュニケーションをより即時性の高いものにします
視聴覚技術の発展、ビジネスニーズ、組織文化の変化に伴い、従業員10人以上の会議を行う大規模な会議スペースよりも、3～5人程度の小規模な会議スペースや、小さなテーブルや個人の席でのオンラインビデオ会議を利用することが多くなっています。
従来の大規模な会議形式に比べ、「ハドルルーム」と呼ばれるこの小規模な会議形式は、コミュニケーションの俊敏性をより重視しています。様々な場所でのコラボレーションにリアルタイムで利用できるので、社員間のコミュニケーションにかかるコストを最小限に抑えられます。
オフィスにいない社員やパートナーでも、モバイル端末を使って簡単に会議に参加できるため、オフィスの会議室に閉じこもることなく、より柔軟かつ瞬時にコミュニケーションやコラボレーションを行うことができます。
従来の会議との違い
| 従来の大会議形式 | 4,5人での会議形式 | |
|---|---|---|
| 使用する会場 | 15名以上用の大規模なミーティングスペース | 3～5人用のミーティングスペース、または個別のミーティングスペース |
| デバイスの使用制限 | 指定された場所で会議機器を使用する必要がある | パソコン、携帯電話、タブレットなどを利用した会議が可能 |
| 敏捷性 | 低い 打ち合わせスペースのみでの打ち合わせ |
高い スタッフ席での打ち合わせや外出先での打ち合わせ |
| 維持管理費 | 高い 会議機器のメンテナンスが必要 |
設備がないのでメンテナンス不要 |
| 外部スタッフの関与の難しさ | 相手が同じ会議設備を持っていたり、会議室に同席していたりする必要がある | 低い リンクをクリックするだけで会議に参加できます |
Google Meetで少人数のミーティング
どこからでもワンクリックでオンラインビデオ会議に参加できる
少人数でのビデオ会議形式で行う場合、Google WorkspaceのGoogle Meetがピッタリです。 オンライン会議リンクを介して参加者が迅速にビデオ会議に参加できるようになり、携帯電話やタブレットなどのモバイル端末にも対応しているため、会員間の通信コストを最小限に抑え、いつでもどこでも手軽にビデオ会議を行うことができます。
Google Meetの機能トップ10
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会議リンクを使用してオンライン会議に
ワンクリックでアクセス - 安定した通話接続品質
- 会議中のパソコン画面の共有
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Googleカレンダーと組み合わせてオンライン会議を
素早く作成 - Skypeなどの他のミーティングソリューションとの連携
- 社内外の担当者も参加可能
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会議を行う場所に制限はなく、ブラウザや
アプリで開くことができる - 会議中にチャットメッセージの送信が可能
- 会議内容の記録が可能（Business Standard、Business Plus、Enterpriseユーザーのみ）
- 会議中に自動的に英語字幕を有効にすることが可能
