「Google Workspace」とはGoogleが提供する企業向けグループウェアサービスです。Google Workspaceには、ビジネスメールボックスインターフェイスであるGmailが含まれているので、管理・共有連携の部分では無料で利用できる個人向けのGmailアカウントよりもメリットがあります。
以下の記事では、個人のGmailアカウントとGoogle Workspaceアカウントの3つの大きな違いを比較しながら、データ管理や連携の面でGoogle Workspaceの利便性を見ていきます。
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目次
Google Workspaceは企業がデータやデバイスを一元管理できる
個人用のGmailとGoogle Workspaceの最大の違いは、Google Workspaceのリソースは、アカウントを所有する企業が、社員全てのアカウントとアカウント内のビジネスデータを一元管理できることです。
個人のGmailアカウントは個人が所有しており、会社が社員個人のアカウントを管理することはできません。 そのため、社員が退職した場合、社員のアカウントに蓄積されているファイルやデータはすべて「退社」のリスクの対象となります（個人のGmailアカウントで申し込んだGoogle AnalyticsやGoogle AdWordsなどのGoogleサービスのパスワードを変更した場合、会社からのアクセスや管理ができなくなり、再度申し込むことしかできなくなります）。
これに対し、Google Workspaceアカウントのファイルやデータはクラウド上に保持され、管理者は管理コンソールのデータ移行機能により、スタッフの変更に関係なく、新しいスタッフのアカウントに簡単にデータを移行することができます。
| 個人Gmail | Google Workspace（企業版Gmail） | |
|---|---|---|
| 設計 | 個人向け | 法人向け |
| 所有権 | 個人ユーザー | 企業 |
| 個々のアカウントのデータへのアクセスは | パスワードを知っているユーザー | 企業の管理者 |
| 個人アカウントに関連する情報へのアクセスを要求する場合 | ユーザーの許可が必要 | 初期からアクセス可能 |
| 人事異動により個人アカウントにアクセスできなくなった場合 | アカウントに関連するすべてのデータやサービスへのアクセスが失われた場合は、再構築する必要があります | データの保存、転送、元々利用していたサービスへの継続的なアクセスが可能 |
個人用Gmailは無料、法人用Google Workspaceは利用料が必要
個人用のGmailは無料で利用できますが、法人用のGoogle Workspaceは有料です。 Google Workspaceは個人Gmailにはない特別な機能が多く、ビジネス向けに作られています。
- メールアドレス名は会社独自のドメインを使用します。Gmailの「～＠gmail.com」ではありません。
- Google Workspaceでは、会社の独自ドメインのメールアドレスを使用してメールの送受信を行うことができます。ビジネスにふさわしくカスタマイズすることで、プロフェッショナルなイメージをアピールすることもできます。また、Google Workspaceのユーザーは、それぞれが異なるドメイン名を持つ子会社がある場合、ドメイン名を切り替えてメールを送信することができます。Google Workspaceのアカウントでは、600種類のドメイン名を設定することができます。
- 個人のGメールでは利用できない、管理コンソールへのアクセス、詳細な設定やコントロールができます。
- Google Workspaceは、管理者が異なるユーザーのアカウント権限を管理できる「管理者コンソール」を提供しています。 業務部門のみが外部（顧客、ベンダーなど）とファイルを共有・転送できるように管理者が設定した場合は、社内や管理部門は外部とファイルを共有する権限を持たないことになります。
- カスタマーサービスコールやメールボックスのサポート業務の提供
- Google Workspaceの管理者は、電話やオンラインサポートによる24時間対応する英語のカスタマーサービスを通じて、Google Workspaceの問題を解決できます。 正規販売店経由で購入した場合は、日本語のカスタマーサービスコールなど、販売店が提供する追加サポートサービスを受けることができます。
- より多くの容量を利用するために、アカウントをアップグレードして無制限の容量を手に入れよう
- Google Workspace の Business Starterでは、1アカウントあたり最大容量30GB（GmailとGoogleドライブ）を提供しており、これは個人用Gmailの15GBの2倍の容量となります。 また、Business Standardでは2TB、Business Plusでは5TBの容量があります。（個人のGmailユーザーも有料で容量を拡張することができます）。
- メールボックスサービスだけでなく、様々なクラウドオフィス連携サービスを提供
- GmailはGoogle Workspaceが企業に提供している数あるサービスの一つに過ぎません。 おなじみのカレンダー、クラウドドライブ、Googleスプレッドシート、Googleドキュメント、Googleプレゼンテーションなどの他にも、50以上のクラウドアプリケーションが追加料金なしで利用できます。
Gmailは個人向け、Google Workspaceはビジネス向け
管理しやすいかどうか、有料かどうかは別として、個人用のGmailとGoogle Workspaceの法人用メールボックスとの違いは、デザインコンセプトが根本的に違うことです。 機能は似ていますが、Gmailは個人ユーザー向けに設計されているのに対し、Google Workspaceはビジネスやチームの視点で設計されています。
前述の通り、無料の個人用Gmailメールボックスはデフォルトで提供されているため、チームメンバーを管理する機能はなく、ファイル共有も個人に限定されています。 例えば、個人のGmailユーザーが他の複数のGmailユーザーにファイルを共有したい場合、各オブジェクトのファイルアクセス権を1つずつ設定する必要があります。その場合、5人チームになると共有するファイルに他のメンバーを4回入力する必要があります。 つまり、企業が大きくなればなるほど、共同でのシェアリング運用は煩雑になるということです。
個人Gmail
Google Workspace
そのため、社員数が多い会社では、個人用のGmailメールボックスを法人用のメールボックスにしてしまうと、チームワークに不都合が出てしまいます。 しかし、企業用であるGoogle Workspaceでは、すべてのクラウドファイルへのアクセスをデフォルトで全社に共通化することができます。
デザインコンセプトが異なるため、Google Workspaceのメールボックスは、情報の可視化や内部権限によるファイル連携など、個人用のGmailメールボックスよりも柔軟性と安全性が高くなっています。
また、Google Workspaceのメールボックスは、共有グループメールボックスを作成できるため、1日最大2,000通のメールを送信することができ、大量のメール送信をする場合は個人のGmailよりも使いやすくなっています。
