Google Workspace(旧G Suite)を選ぶ五つ目の理由

Google Workspace(旧G Suite)を使えば、いつでもどこでもアクセス

企業のNASファイルは外出先での共有や利用が不便

これまでは、会社のファイルを保管するストレージとしてNAS(ネットワーク接続ハードディスク)を利用していた企業が多くありました。クラウドストレージ技術の進歩により、さまざまな企業がクラウドハードディスクの利用を検討し始めていますが、どのようにして適切なストレージスペースを選び、活用していけばよいのでしょうか。

企業はNASやクラウドドライブを使って
ファイルを保存すべきか?

クラウドストレージ技術の進歩により、これまでのNAS(ネットワーク接続型ストレージ)を利用してファイルを保存していた企業から、クラウド型ハードディスクストレージへ移行を検討する企業が増えてきています。 しかし、どちらもファイルの保存に使えるため、どちらを選ぶことも可能です。
ローカルネットワーク用の物理ハードディスクであるNASは、企業が社内用にファイルを保存したり自社のストレージ容量を拡張したりするのに適しているのに対し、クラウドハードディスクはクラウドネットワーク用の仮想ハードディスクで、ファイルの共有や外出先でストレージ容量を利用するのに適しています。

クラウドドライブを使ってファイルを保存する
4つのメリット

ネットワークディスク、サイバースペースなどとも呼ばれるクラウドハードドライブは、ユーザーがファイルをアップロードしたりダウンロードしたりするためのオンラインスペースを提供するサービスです。

現在市場で最も利用されているクラウドドライブのサービスは、Googleドライブ、Dropbox、SkyDriveなどですが、どれを選択したときでも次のようなメリットがあります。

会社のローカルネットワークに接続しなくても、ファイルを利用できる

NASがファイルを使用するためにローカルエリアネットワーク接続が必要だった昔とは異なり、クラウドドライブはインターネットに接続していれば、オフィスにいなくてもファイルを使用することができます。 また、クラウド型のハードドライブプロバイダーの中には、モバイルデバイス用のアプリを提供しているところもあり、スマートフォンやタブレットを持っているユーザーなら、簡単にファイルを開くことができるようになっています。

添付ファイルにアップロードせずに、リンクを使ってファイルを共有する

クラウドドライブを使うと、ファイルやフォルダの共有はリンクを使って素早くできます。 メールやチャットメッセージにそのリンクを貼り付けるだけで、相手はファイルの表示やダウンロードができます。これまでのように、メールの添付ファイルがゆっくりとアップロードされることを待つ必要はありません。

検索機能でより速くファイルを探す

以前、NASを利用してファイルを保存する場合は、ファイルのフォルダパスを把握していないとファイルを探すことができませんでした。しかし、クラウドドライブを利用する場合は、検索機能を利用してファイル名や内容のキーワードを入力することで、該当するファイルを素早く見つけることができます。

物理的なハードドライブを購入する必要はありません

従来の物理的なハードディスクを使用していた場合、ストレージ容量を拡張したいときは自分でハードディスクを購入して保管場所を確保する必要がありました。クラウド型ハードディスクを使用してストレージ容量を拡張したい場合は、クラウドサービスプロバイダのように追加のストレージ容量を申し込むだけで済み、保管やメンテナンスの心配がありません。

Googleドライブは企業版にも対応しているため、
スタッフ同士でファイルの共有ができます

Googleドライブは、一般ユーザー向けの個人版に加え、Google Workspaceユーザー向けの企業版もあります。企業版のGoogleドライブは、個人版のGoogleドライブよりもクラウドストレージの容量が大きいなど多くのメリットがあるため、従業員がより簡単にファイルの共有や管理ができます。

個人版と企業版の違い

個人版 企業版(Google Workspace)
容量 15GB 30GB〜5TB(300名以上で利用するEnterpriseは無制限)
ドキュメント活用のためのクラウド連携ツール あり
クラウドストレージのスペースを取りません
あり
クラウドストレージのスペースを取りません
ファイル共有 共有者のメールが必要です デフォルトドメインのユーザーは、ファイルの閲覧や共有を高速に行えます
共有ドライブ
*Business StandardまたはBusiness Plusが必要です。
なし 共有フォルダの所有者はチーム全体であり、メンバーの異動や退職の影響を受けません
バックアップと同期 あり あり
クラウド ハードディスク ファイル ストリーミング なし あり
ファイルはハードドライブの容量を使わずに、コンピュータ上でローカルに表示できます

*詳細な比較については、Googleの公式記事を参照してください。

GoogleドライブとNASの組み合わせは?

便利なGoogleドライブと既存のNASと組み合わせて、会社に2つのファイルをまとめて保存する余裕を持たせることができるのでしょうか。NASとGoogleドライブのどちらかを選ぶ必要はありません。
ここでは、GoogleドライブとNASを組み合わせる3つの方法をご紹介します。

Syncing the designated information from both sides

指定したフォルダをGoogleドライブとNASのそれぞれで同期させます。

Backing up the Google Drive cloud disk data to NAS

GoogleドライブからNASにデータをバックアップ

Backing up the NAS data to Google Drive cloud drive

NASのデータをGoogleドライブにバックアップ


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この資料を読むとわかること

  • Google Workspaceはどのようなサービスなのか、その全体像を理解することができます。
  • どのようなツールや機能が含まれているのかを知ることができます。
  • 社内でツール導入を検討する際の参考資料とすることができます。
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