Google Workspace(旧G Suite)を選ぶ三つ目の理由

Google WorkspaceがあればMicrosoft Officeソフトを購入する必要はありません

企業はMicrosoft Officeのライセンスを買わなくてもよい?

使用しているMicrosoft Officeライセンスの有効期限が切れていたということはありませんか?別のライセンスを購入したり、海賊版ソフトウェアを使用したりしたくないものです。 実際、クラウド技術の革新により、Microsoft Officeはかつてのようにビジネスに欠かせないツールではなくなり、現在ではパソコンにMicrosoft Officeのソフトをインストールする必要がないと判断する企業が増えています。

GoogleにはMicrosoft Officeに代わる事務ツールもあります

Googleは、よく知られているGoogle検索やGmailだけでなく、Microsoft Officeのようなオンライン事務ツール「Google Cloud連携ツール」も提供しています。 今までMicrosoft Officeで使い慣れていたWord、Excel、PowerPointなどのMicrosoft Officeソフトと同じ機能ができるので、ぜひGoogleで検索してみてください。

Microsoft Officeと
Google Cloud連携ツールの関連性

Microsoft Office Office ソフトウェア Google Cloud連携ツール
Microsoft Word Googleドキュメント
Microsoft Excel Googleスプレッドシート
Microsoft PowerPoint Googleプレゼンテーション
Microsoft Outlook用カレンダー Googleカレンダー
Microsoft Sharepoint
(別途ホストを購入する必要があります)
Google Cloud Drive

Microsoft Officeを購入する理由として考えられていたもの

スタッフがOfficeの操作に慣れている

Microsoft Officeソフトの購入に費用をかけたくない、他のツールで代用したいと思っていても、ほとんどの企業では社員のこれまでの仕事の癖や慣れから、Officeが事務処理ツールとして欠かせないものと考えています。
しかし、Googleのクラウドコラボレーションツールは、バージョンのインストールやアップデートに追加費用がかからないだけでなく、インターフェースや操作性がよりOfficeに近いことや、Officeのファイルを複数人で同時に開いて編集できないという課題も解決し、スタッフのコミュニケーションやコラボレーションがよりスムーズになり、業務時間の短縮にもつながります。

顧客やベンダーもOfficeを使用している

これまで多くの企業では、顧客やベンダーがOfficeファイルを利用することを考慮してOfficeソフトの購入を決めていましたが、Googleのクラウド型コラボレーションツールを利用することで、お互いのOfficeファイルをオンラインで直接閲覧・編集することが可能になりました。
社員のパソコンにOfficeソフトが入っていなくても、他社から渡されたOfficeファイルを処理してOfficeファイル形式で保存することができます。会社がMicrosoft Officeソフトを持っていない場合でも業務には全く影響しません。

企業がMicrosoft Officeの購入をしない6つの理由

これまでは、実際に事務を行なう方のニーズに応えるために、ほとんどの企業がMicrosoft Officeのオフィスソフトを購入し、一般企業の担当者はMicrosoft WordやExcel、PowerPointなどの事務ツールを使い慣れています。
しかし、企業担当者は、Microsoft Officeのオフィスソフトにある6つの問題に悩まされており、より便利な「Google Cloud連携ツール」を利用する企業が増えています。

  1. Microsoft Officeを購入してインストールするためには費用が必要です。また、海賊版ソフトウェアではないことを見分けなくてはなりません。
  2. Microsoft Officeの公式サポートの期限が切れた時、ユーザーはアップグレードされたものを買う必要があります。
  3. 現在のMicrosoft Officeは、複数の人が同時に共同編集することができません。
  4. Microsoft Officeのソフトは携帯電話やタブレットでは動作しないバージョンがあるので、外出先で仕事をするときには不便です。
  5. メールの添付ファイルでOfficeファイルを共有するには、ファイルのアップロードやダウンロードに時間がかかります。
  6. Google Cloud連携ツールではすでにMicrosoft Officeファイルの直接編集が可能です。

Google Workspace(旧G Suite)とMicrosoft Officeの
違いとは?

PCにインストールする必要があるMicrosoft Officeの事務ソフトとは対照的に、Google Cloud連携ツールはブラウザやモバイル端末のアプリを使ってオンラインで直接利用できます。 複数人で同じファイルを同時に編集することや、リンクを使ってファイルを共有したり開いたりできるため、社員間のコミュニケーションや共同作業がスムーズに行えます。
また、顧客やベンダーがMicrosoft Officeのファイルを使用している場合でも、他社の文書を処理できないという心配がなく、Google Cloud連携ツール上で直接閲覧や編集ができるようになり、すべての事務処理をこのツールに切り替えられるようになりました。

Microsoft Officeと
Googleクラウド連携ツールの違い

Microsoft Office Officeソフト Google Workspace
コラボレーション 複数人での同時閲覧や編集不可 複数人での同時閲覧・編集可
ファイル共有 メールの添付ファイルは、アップロード・ダウンロードが必要 ファイル共有リンクをクリックするだけで、すぐに開ける
バージョン バージョンアップデートが必要 自動オンラインアップデート、バージョンの期限切れの問題はなし
モバイル対応 PCでのみ使用可能 モバイル端末でも開ける
ファイル管理 ファイルの権限を設定できない ファイルの権限を設定できる

企業向けであるGoogleクラウド連携ツールは、
Google Workspaceに全て含まれています

Googleクラウド連携ツールを企業の事務用ツールとして利用する場合、GoogleのGoogle Workspace0の企業ユーザーになることで一連の機能を楽しむことができます。 Google Workspaceの企業版と個人版の違いは、Google Workspaceユーザーがファイルの所有権を管理できる点で、社員が退職したり部署が変わったりしてもファイルの所有者を簡単に変更することができるので、普段と変わらない運営ができるといえるでしょう。

クラウドコラボレーションツールの関連機能

個人版 企業版(Google Workspace)
ファイル管理 ファイルの所有者を変更できない ファイルの所有者を変更し、後継者にファイルの所有権を移すことができる
ファイル共有 共有相手のメールが必要 デフォルトドメインのユーザーは、すぐにファイルの閲覧や共有可能
アクティブ情報 なし ユーザーがファイルを読んだかどうか、ファイルの閲覧履歴を表示可能

Google Workspace(旧G Suite)の詳細がわかる資料をダウンロードする

この資料を読むとわかること

  • Google Workspaceはどのようなサービスなのか、その全体像を理解することができます。
  • どのようなツールや機能が含まれているのかを知ることができます。
  • 社内でツール導入を検討する際の参考資料とすることができます。
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