Googleのグループウェア「Google Workspace」、基本機能とメリットを解説。

GoogleのグループウェアサービスであるGoogle Workspaceを導入するメリットについてまとめました。Googleカレンダー、Gmail、Web会議など、Google Workspaceの主な機能や利用プランについても解説します。

Google Workspaceの基本がわかる資料をダウンロードする

 

グループウェアとはどんなツール?

グループウェアとは、組織内でのスムーズな情報共有やコミュニケーションを実現し、業務効率を上げるツールの総称です。グループで業務を円滑に進めるためのさまざまな機能が、1つのシステムに統合されています。グループウェア導入により、法人や企業で業務を進める際にプロジェクトの進捗や会議の日程、集合場所などの情報共有をスムーズに行うことができます。

Google Workspaceとは、Googleが提供する有料のビジネス向けクラウド型グループウェアサービスです。Gmailやカレンダー、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、Meet、ChatなどGoogleの使い慣れたアプリケーションの機能が1か所に含まれています。

Googleのグループウェア「Google Workspace」はクラウド型

業務の効率化に役立つグループウェアには、オンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型とは、自社で用意したサーバーへソフトウェアをインストールし、運用管理する形態を指します。クラウド型よりも外部への情報漏洩の可能性が低いほか、組織の風土や文化に応じ、機能をカスタマイズできることが特長です。

クラウド型はオンプレミス型とは反対の特徴を持っており、インターネット上のサーバーを使ってソフトウェアを利用する形態を指します。インターネット接続環境とWebブラウザがあればどこからでも利用が可能です。Google社が提供するGoogle Workspaceは、クラウド型のグループウェアサービスに該当します。

Googleのグループウェア「Google Workspace」導入の3つのメリット

メリット①:初期費用の負担が軽く運用コストもかからない

Google Workspaceはクラウド型のグループウェアサービスとして提供されるため、自社でサーバーを用意したり運用管理を行ったりする必要がなく、初期投資を低コストで済ませることができます。

300名以下で利用する場合は、1ユーザーあたり月額680円で導入できるBusiness Starterから月額2,040円のBusiness Plusなどのプランがあるため、ランニングコストをかけずに導入できます。また、社内で一部のユーザーからトライアル的に利用を開始する「部分導入」から取り入れることも可能です。

【関連記事】Google Workspaceを一部導入でトライアル。全員に一挙導入の必要は無し。

メリット②:業務効率化と生産性アップ

Google Workspaceでは、複数人で1つのファイルを同時に共同編集することができます。ユーザー同士がファイルを送り合う必要もないため、作業時間を短縮できます。また、Google Workspaceはクラウド型のサービスであることから、インターネットへ接続できる環境さえあれば、スマートフォンやパソコンなどのデバイスを問わずファイルの閲覧や編集を行うことが可能です。

Google Workspaceは複数人での利用を前提とした設計となっているため、チームで行う共同作業の生産性が大幅に向上します。

メリット③:高度なセキュリティ管理

企業がGoogle Workspaceを導入すると、「管理コンソール」という管理者機能を利用することができます。ユーザーごとにアクセス権限や公開設定を細かく設定できるため、セキュリティ事故が発生するリスクを大幅に削減することが可能です。

また、業務フローでの共有設定としては、ファイルの共有権限を設定することができます。例えば、社外へ送信するファイルに対して見て貰いたいけれど編集をして欲しくない場合、権限を「閲覧可能」のみに設定することで、社外ユーザーはファイルを勝手に編集することができなくなります。

Google Workspaceには、セキュリティとプライバシーを専門とする社員が数多く常勤しています。その中には情報、アプリケーション、ネットワークに関する分野で世界をリードする専門家も含まれており、高いレベルでのセキュリティー保護を実現しています。

Googleのグループウェア「Google Workspace」の主な機能

機能① メール機能:Gmail

GmailとはGoogle Workspaceが提供するビジネス用メールサービスで、企業や法人で設定した独自ドメインがあれば利用できます。Google MeetやGoogle Chatを使って同僚と会話したり、ToDoリストにアクションを追加したりと、さまざまな操作をGmailで直接行うことも可能です。また、企業の独自ドメインを使ったビジネス用メールアドレスを全従業員が使用することで、クライアントからの信頼も得られます。

Google Workspaceに含まれるGmail には、個人用Gmailの2倍の保存容量があることやGoogle Workspace Sync for Microsoft Outlookの利用、24時間365日のサポート、広告の掲載がないなどのさまざまな利点があります。

機能② スケジュール管理機能:Googleカレンダー

Googleカレンダーとは、チームで利用できるスケジュール管理機能です。Googleカレンダーを使うと、同僚の予定をチェックしたり皆のカレンダーを1画面で表示できたりするため、素早く予定を決めることができます。

複数人で行う会議の日時を設定したい場合、Google Workspaceの同じドメイン内に登録されたユーザーであれば、自動で全員が空いている日時の候補を表示してくれる機能が備わっています。他にも、Googleカレンダーで作成した会議のスケジュール日程を、カレンダー内に表示されたボタンから参加者に自動でメール送信できる機能も備わっているため、スケジュール調整には最強のカレンダーと言えるでしょう。

機能③ 会議室予約機能:Googleカレンダー

Googleカレンダーに社内全ての会議室を登録しておくことにより、リアルタイムで空いている会議室の候補を自動表示してくれるなど、会議室予約の煩わしさから開放されます。

機能④ Web会議:Google Meet

リモートワークには必須のテレビ会議ができる機能も含まれています。プランによって参加人数の上限は変わりますが、100~250名の参加が可能です。録画機能もついたプランもあるので、会議に参加できなかった人が、後から動画を視聴することもできます。またGoogleカレンダーで予定を設定した際に自動的にリンクが発行されるため、招待したい参加者にいちいちURLを送信する必要もありません。

機能⑤ タスク管理機能:Google Keep・ToDoリスト

Google Keepとは、Google Workspaceが提供する「メモ・タスク管理アプリケーション」です。Keepの利用者は、単純にメモを保存する以外にも、他のユーザーと一緒にメモやリストを共同編集、共有することができます。また、Keepには音声でアイデアを記録したりメモに画像を追加したり、ToDoリストのタスクに完了済みマークを付けたりする機能も備わっていることから、さまざまなシーンで活用でるでしょう。

Keepではメモとタスク管理が主な機能ですが、共有をかけることで誰でも閲覧や編集を行うことができるため、従業員が情報をシェアすることができる社内掲示板として活用することも可能です。

機能⑥ 文書管理・共有機能:Googleドライブ

インターネット上にデータを保存するGoogleドライブでは、1つのファイルを複数人で共有することができます。アクセス権限があるユーザー同士であれば、同じファイルをリアルタイムで共同編集することも可能です。

組織単位で文書を管理できる共有ドライブを使えば、チームで使うファイルを安全に保存でき、共有場所の管理も簡単に行うことができます。

機能⑦ チャット・掲示板機能:Google Chat

Google Chatとは、チーム内でコミュニケーションをとるためのテキストチャットツールです。Google Meetが顔を合わせた音声会議向けであるのに対し、Chatは簡易的な会話や文章を残したい時に便利な連絡事項向けの機能と言えるでしょう。メッセージに誤字があった場合など、一度送信したメッセージであっても、内容を修正したり削除したりすることができます。

また、Google Workspaceに含まれるさまざまなツールとの連携もスムーズにでき、ファイル共有や会議の設定などもチャット上で行うことが可能です。

Googleのグループウェア「Google Workspace」の利用プラン

Google Workspaceでは、スタートアップから大企業まで対応できるさまざまなプランが用意されています。下記の一覧表で主な6種類のプランをご紹介します。

Business Starter Business Standard Business Plus Enterprise Essentials Enterprise Standard Enterprise Plus
Google公式価格/1ユーザーあたり(月額) 680円 1,360円 2,040円 (非公開) (非公開) (非公開)
TSクラウド価格/1ユーザーあたり(月額) 544円~ 1,088円~ 1,632円~ 904円~ 1,808円~ 2,720円~
利用可能人数 ~300人 ~300人 ~300人 無制限 無制限 無制限
ストレージ容量(1ユーザーあたり) 30GB 2TB(プール) 5TB(プール) 1TB(プール) 必要に応じて拡張可能(※5人以上のユーザーが必要) 必要に応じて拡張可能(※5人以上のユーザーが必要)
会議 100ユーザーまで 150ユーザーまで 250ユーザーまで 150ユーザーまで 250ユーザーまで、ライブストリーム(1万人)高度なビデオ会議 250ユーザーまで、ライブストリーム(10万人)、AIノイズキャンセル、高度なビデオ会議
機能 Gmail
カレンダー
Meet
Chat
Gmail
カレンダー
Meet
Chat
Gmail
カレンダー
Meet
Chat
Meet
Chat
(追加予定)
Gmail
カレンダー
Meet
Chat
Gmail
カレンダー
Meet
Chat
 

その他の機能については、こちらを記事でご確認ください。

【関連記事】GoogleWorkspace と G Suite の料金や機能の違いを一覧表で比較。
【関連記事】Google Workspaceの価格表

それぞれのエディションにおける1ユーザーあたりのストレージ容量は、Business Starterが30GB、Business Standardが2TB、Business Plusが5TBとなっています。Enterprise Essentialsが1TB、Enterprise StandardとEnterprise Plusは「必要に応じて拡張可能(※5人以上のユーザーが必要)」とされています。

Google Workspaceでは、Googleドライブを所有している組織全体で容量の上限が決まる「プール」という計算方式が導入されているため、例えばBusiness Standardの場合は企業全体で「2TB×契約しているユーザー数」分のストレージのアップロードが可能ということになります(Business Starterはプール対象外)。

Googleのグループウェア「Google Workspace」で業務効率化を

クラウド型グループウェアであるGoogle Workspaceを導入することにより、初期投資の負担が軽く済むことや、高度なセキュリティサービスが受けられるというメリットがあります。Gmailやカレンダー、ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、Meet、掲示板機能であるChatなどのアプリケーションが1か所に統合されているGoogle Workspaceを活用して、組織の業務効率化を目指しましょう

Google Workspaceについて更に詳しく知りたい方は、TSクラウドに在籍するGoogle Workspaceの専門スタッフにお問い合わせ下さい。

お問い合わせ

不明点などがありましたら、是非お問い合わせフォームからご連絡ください。
Google Workspaceのエキスパートが対応させていただきます。
電話での対応も可能です。TEL:050-1748-5071(平日10:00-16:00)
お問い合わせフォーム