Google Vaultとは？メリット、機能、価格について紹介

Google Workspaceには、社内メールやビデオ会議、会話ログを永久に参照できる「Google Vault」機能があり、データのバックアップや監査が必要な企業には必須のツールとなっています。

Google Vaultの主な機能
Google Vaultを利用するメリット
Google Vaultは追加料金が発生するか
Google Vaultを利用できるエディション
Google Workspaceのアプリケーション紹介

Google Vaultの主な機能

データ保持

Google Vaultでは、メール・チャット、ビデオ会議録画の保持ができます。ユーザーが利用データを削除しても、ユーザーの画面上のデータのみが削除され、Vault内にデータは残ります。管理者は、設定した記録範囲内で必要なデータを取得し、エクスポートすることができます。また、必要に応じて、保存期間をカスタマイズして特定の機密データを消去し、会社のセキュリティを強化することも可能です。

検索とエクスポート

Google Vaultに保存されているデータは、日付やキーワードなどを設定することで、ユーザーアカウントや部門組織ごとに検索することができ、該当するコンテンツを含むファイルを取り出すことができます。さらに分析するために、検索結果をエクスポートすることができ、検索条件に一致するすべてのデータのコピーを取得できます。

監査レポート

Google Vaultは、スタッフが保管規則を作成または編集したとき、検索を実行したとき、データをエクスポートしたときなど、ユーザー活動の完全な監査ログを提供します。データはCSV形式で書き出したり、スプレッドシートで閲覧することが可能です。また、監査レポートは、Googleの関係者や組織の管理者、ユーザーであっても、その内容を削除することは不可能であり、企業に必要な重要情報を真に保持できると言えるでしょう。

【注意】Google Vaultを含まないエディションにダウングレードした場合、またはアカウントの登録を解除した場合、30日ほどですべての監査ログが消滅します。

Google Vaultを利用するメリット

裁判所からの電子情報開示要請に即対応

裁判所から電子情報開示の要請があった場合、Google Vaultを通じて必要な情報を迅速に提出することができます。この情報は、監査可能であり、法的効力があり、裁判所に認められています。 Google Vaultを利用していれば、訴訟などの緊急事態に対応しやすくなります。

低コストでリスクを回避できる

Google Vaultは、Business Plus以上で利用できる機能で、低コストで電子的な情報を収集することが可能です。また、Vaultはクラウド型サービスなので、導入時に追加のソフトウェアをインスストールする必要はありません。サービスの運営・管理はGoogleが行うため、利用中の保存や追加料金の支払いが不要です。