Google Workspaceが新事業の発展に貢献。法人設立にあたり最適なサービスを検討・比較し導入。

概要

株式会社人生設計は、法人新規立ち上げ時に自社に最適なグループウェアを検討し、Google Workspaceを導入しました。クラウド上で業務を完結できることがGoogle Workspaceの最大の魅力で、以前所属していた会社で使用していたシステムよりも格段に使いやすいと導入担当者は話します。新規事業を支えるGoogle Workspaceの活用方法について話を伺いました。

顧客情報

会社名	株式会社人生設計
会社概要	株式会社人生設計は、「終活」「保険」「資産形成」について、専門資格を持つプロに相談できる来店型ショップとして全国に店舗を拡大しています。「人生100年時代を楽しむ。」をモットーに掲げ、ひとりひとりのお客様の人生とご要望に寄り添い、多角的な目線からアドバイス、サポートを行っています。
業界	総合金融サービス
会社の規模	50人未満
導入時期	2021年5月

課題

課題①：コストと利便性がマッチする自社に最適なグループウェアを導入したい

創業準備段階から悩んでいたことの一つが、「自社にどのようなグループウェアを導入するか」ということでした。前職で使用していたシステムもありましたが、実はあまり使い勝手がよいと感じておらず、「よりよいシステムを導入できないか？」と悩んでいました。

創業期はあまり資金をかけられないというのが本音としてある一方、全国的な店舗展開を見据えると、ネット環境があれば業務を完結できるクラウド型のサービスがよいなど、いくつか条件もあり、コストと条件が合ったものを導入したいと考えていました。

課題②：専任のシステム管理者を配置せず運用したい

創業時点の組織体制では、情報システム部署や専任のシステム管理者を配置する予定はありませんでした。そのため専門的な知識がなくても、組織全体のシステム運用が可能なサービスの導入が前提であり、安定性と使いやすさを必要としていました。

課題③：セキュリティを担保しつつ、データ共有を容易にしたい

以前の職場で使用していたシステムは、スタッフ全員が社内共有フォルダの名称を閲覧できてしまうものでした。例えフォルダの名称のみであっても閲覧に制限がないと、セキュリティ上のリスクも発生しますし、スマートに業務を行うことも難しくなると感じていたんです。

また弊社のスタッフは、全国のショッピングモール内にある各店舗で勤務しており、勤務地が違っても、すべてのスタッフが必要な情報にアクセスし業務を行える環境が必要でした。そのためにも、共有フォルダの管理・閲覧権限を設けてセキュリティを担保しつつ、アクセスは容易にしたいと考えていました。

解決策

解決策①：各社が提供するサービス内容を比較し、Google Workspaceを導入

いくつかのサービスを比較・検討しましたが、最終的にGoogle Workspaceを選んだ決め手は、クラウド型のサービスで使い勝手、利便性が最もよいと感じたからです。Google Workspaceを導入するにあたり、販売代理店についても検討し、コスト、アフターフォローの充実性などからTSクラウド経由で導入することに決めました。

解決策②：事業成長により従業員が増加、アカウントの追加に直ぐに対応可能

創業依頼、店舗数・従業員数ともに着実に増加していることから、毎月のようにGoogle Workspaceのアカウント追加依頼をしています。簡単にアカウントが作成できて、必要な権限を設定できるためとても使い勝手がよいです。

また、Googleのサービスは既にメジャーであるため、新しいスタッフもすぐに慣れて使い方をマスターしています。組織内で解決できないことが発生した場合には、TSクラウドに問い合わせをすることで適切なフォローが受けられるため、理想的な使い方ができていると思います。

解決策③：社内共有情報をGoogleドライブに集約、閲覧権限の設定によりセキュリティを担保

社内資料をGoogleドライブに集約し、各店舗で勤務するスタッフが必要な情報にアクセスできるようにしています。Google Workspaceは、スタッフの階層によりアクセス権限を細かく設定できる点が素晴らしいですね。

また社内に限らず社外への共有が必要な場合にも、これまではメール添付しパスワードを別送するという2段階で対応していましたが、Googleドライブで共有すれば、ファイルを送受信する必要もなく、セキュリティを担保し、外部共有が容易になりました。

導入の成果

2021年4月の会社設立依頼、株式会社人生設計は順調に成長し続け、現在では全国に12店舗を展開しています（2022年5月末現在）。事業の発展に伴い、Google Workspaceが組織の基盤となり日々の業務を支えています。

お客様の保険・資産・終活について身近な相談窓口であるとともに、お客様に直接対応するスタッフにとってのストレスフリーで効率的な業務環境を整えていくことも重要です。これからもGoogle Workspaceを活用し、事業をより一層発展させていきたいと考えています。

一言コメント

現在は社内スタッフ2名でGoogle Workspaceの運用・管理を行っています。Google Workspaceの管理画面上に、まだ使い方を知らない機能が複数あり、まだまだ発展性を感じています。これから更に積極的に活用し、使い方の幅を広げていきたいと考えています。

株式会社人生設計