Google WorkspaceのサービスであるGoogle Vaultの機能や使い方、メリット、利用料金についてご紹介します。VaultはGoogle Workspaceのプラン(Business Starter, Standard, Plus、Enterprise Essentials, Standard, Plus)の内、どのプランで使用できるのかも合わせて解説します。

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Google Vaultとは、コンプライアンス関連のリスクを軽減できる機能

Google Vaultとは、コンプライアンス関連のリスクを軽減できる機能

Google Vaultとは、情報ガバナンスやeDiscovery、規制に関する監査に備えて、Google Workspace のGmailで送信したメールやチャット記録のアーカイブ、データ管理、保全を行うサービスです。社員同士のチャットのやり取りやGoogle Meetの録画ファイル、Googleドライブのストレージ内に保存されるGoogleドキュメント、Googleカレンダーなど、多くの操作ログを保管し、いつでも取り出すことができます。

Google Vault導入をすれば、例えば、企業による何らかの不祥事で裁判が起こった場合、Googleドライブ内などにある過去のログを素早く掘り出し、裁判所へ電子情報開示することが可能です。いつ起きるかわからない訴訟のリスクを考えると、Google Vaultは企業にとって重要なツールであると言えるでしょう。

Google Vaultを利用できるGoogle Workspaceのプラン

Google Vaultが利用できるGoogle Workspaceのプランについては、次の表を参照してください。Google Vaultは、Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plusの3つのプランで利用できます。デスクレスで働く従業員向けのプラン、Frontlineにも追加費用はかかりますが導入することが可能です。お問い合わせください。

  Google Vault
個人向けの無料アカウント
Business Starter
Business Standard
Business Plus
Enterprise Essentials
Enterprise Standard
Enterprise Plus
Frontline
(デスクレスユーザー向け)

(アドオンのライセンスが必要)

Google Vault について問い合わせる

Google Vaultの機能と使い方

承認されたユーザーは、Vaultを使用してデータの記録保持(リティゲーションホールド)・検索・書き出しを行い、詳細に分析することができます。Vaultの機能や使い方は以下の通りです。

機能① 訴訟のための記録保持(リティゲーションホールド)

訴訟に関連すると思われる人のあらゆる電子データを消さないようにすることを、リティゲーションホールドと言います。Vaultの記録保持(リティゲーションホールド)を設定することにより、データを永続的に保持し、法的義務やデータ保全義務を果たすことができるのです。もし記録保持対象のユーザーがデータを削除した場合でも、データはユーザーの画面上では削除されますが、Vault内には保持されます。記録保持が設定されている限り、管理者はデータの検索と書き出しを行うことが可能です。

機能② 検索

Google Vault内に保存した業務情報を必要に応じて検索し、情報収集を行うことができます。ユーザーアカウントや組織部門・日付・キーワードを指定し、組織のGoogle Workspaceデータを検索すると、メッセージや添付ファイル、サポート対象のファイルが閲覧可能です。業務情報は各ユーザーアカウントと同期しているため、電子情報開示を求められた場合でも迅速に情報を提供することができます。使い方は以下の通りです。

  1. Google Vaultにログイン
  2. 案件を作成
  3. Gmailのメールや従来のハングアウトのメッセージを検索
  4. Googleドライブ内のファイルを検索
  5. 検索結果を保存

機能③ 書き出し

Google Vaultの検索機能を使用して必要なメールやファイルを探せたら、分析を進めるために検索結果を書き出すことができます。Vaultの書き出し機能を使用することにより、次のデータを得られます。

  • 検索条件に一致する全てのデータが1つのファイルにまとまったコピー
  • 書き出したデータをドメイン内の個々のユーザーとリンクするためのメタデータ
  • 書き出したデータが、Googleのサーバーに保存されているデータと一致することを証明するために必要となる確認情報

機能④ 監査レポート

Vaultの監査を使用することにより、保持ルールを編集したアカウントや組織のデータを検索したアカウントなどの確認といった、Vaultユーザーのアクティビティに関する詳細情報を取得することができます。Vaultユーザーとは、Vaultにログインして操作を行う権限を持つアカウントのことを指します。使い方は以下の通りです。

  1. Goolge Vaultで「レポート」から「監査」へアクセス
  2. 「期間を選択」で、監査の開始日と終了日を指定
  3. 「Vault ユーザーを選択」で、監査の対象ユーザーを指定( Vaultの権限を持っているVaultユーザーを入力)
  4. 「操作の種類を選択」で、監査情報が必要な操作のチェックボックスをオンにする
  5. 「CSV形式でダウンロード」をクリック(監査情報を含むCSVファイルがデバイスにダウンロードされる)

Vault監査レポートはCSVファイルとして書き出すことができるほか、CSVファイルはGoogleスプレッドシートなど任意のスプレッドシートビューアで閲覧できます。監査レポートに記録された操作は、組織や企業でVaultを使用し続ける限り、GoogleまたはVaultの管理者・ユーザーが削除することはできません。組織でVaultサービスを終了すると、その約30日後に監査データが削除されます。

Google Vaultがサポートするサービスとデータ

  保持 記録保持
(リティゲーションホールド)
検索と書き出し
Gmail
Googleドライブ内のファイル
Googleグループ
Google Chat
Google Meet Meet固有のルールが有効になっていない限りドライブのルールの対象 ドライブの記録保持の対象 ドライブの検索と書き出しを利用
Googleサイト Meet固有のルールが有効になっていない限りドライブのルールの対象 ドライブの記録保持の対象 ドライブの検索と書き出しを利用

※詳細はGoogleヘルプにてご確認ください。

Google Vaultを利用するメリット

メリット① 裁判所からの電子情報開示要請に即対応できる

Google Vaultでは訴訟のような企業の非常事態に備え、社員間のコミュニケーション情報を電子的に保持することができます。裁判所から電子情報開示の要請があった際は、Vaultを使用して必要な情報を迅速に取りまとめ提出できるのです。こうした点は、Vaultを導入する大きなメリットと言えるでしょう。

メリット② 低コストでリスクを回避できる

Google Vaultは、Google WorkspaceのBusiness Plusプランに含まれたサービスであることから、比較的低コストでeDiscovery対策を行うことができます。Google Workspaceのプラン選定の際、Vaultを利用できるプランを選択すれば、別枠でコストが掛かることはありません。

メリット③ 日常のメンテナンスが不要

Google Vaultはクラウドベースの情報管理サービスとなっているため、導入する際に初期設定としてソフトのインストールが必要ありません。また、維持や管理もGoogleが行うため、導入後のユーザーによるメンテナンス作業が発生しないこともメリットと言えるでしょう。このように、ユーザーはVaultのシステムの使い方に気を煩わされることなく使用できます。

Google Vaultの料金

前述した通り、Google VaultのサービスはBusiness Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plusのプランで利用できますが、プランの中に契約料金が含まれているため、Vault単独での利用料金は発生しません。

また、同ドメイン内でプラン同士を混在させることはできないため、Vaultを利用したい場合はユーザー全員がBusiness Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plusのうちどれか1つのエディションを契約していることが必要条件となります。尚、現在はGoogle Vaultを単独で購入することはできません。

Google Workspaceの料金表を見る

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※個人情報の登録不要です

Google Vaultを含んだプランを選択しよう

電子証拠の保存対応にメリットをもたらしてくれるGoogle Vaultは、Business StarterやStandard、Enterprise Essentialsでは対象外ですが、Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plusのプランで使用することができます。比較的低コストでeDiscovery対策を行うことができ、初期設定やメンテナンスなどのシステム作業も発生しません。

Vaultの機能や使い方について更に詳しく知りたい方は、TSクラウドに在籍するGoogle Workspaceの専門スタッフにお問い合わせ下さい。

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